În Uniunea Europeană, utilizarea semnăturilor electronice este reglementată de Regulamentul (UE) nr. 910/2014 – eIDAS.
Conform acestui regulament, semnătura electronică calificată (QES) are aceeași valoare juridică precum o semnătură olografă. Acest lucru înseamnă că majoritatea documentelor care necesită formă scrisă pot fi semnate electronic.
Ce documente pot fi semnate electronic
În practică, o mare parte dintre documentele utilizate în activitatea companiilor pot fi semnate cu semnătură electronică calificată. Printre acestea se numără:
Contracte comerciale
- Contracte de prestări servicii
- Contracte de furnizare
- Acorduri de colaborare
- Acorduri de parteneriat
Documente corporative
- Hotărâri interne
- Acorduri între acționari
- Documente de aprobare internă
- Mandate și împuterniciri
Documente HR
- Contracte de muncă
- Acte adiționale
- Documente de onboarding
- Acorduri interne ale angajaților
Documente financiare și administrative
- Facturi
- Procese verbale
- Declarații
- Acorduri comerciale
Contracte cu furnizori sau parteneri
Vrei analiza detaliată, document cu document, cu temeiul legal pentru fiecare? Am publicat un ghid juridic complet:
Semnătura electronică în România: ghid juridicCe documente nu pot fi semnate electronic
Există însă situații în care legislația impune formă autentică, ceea ce presupune intervenția unui notar. Exemplele cele mai frecvente includ:
- Contracte de vânzare-cumpărare pentru imobile
- Donații de bunuri imobile
- Anumite acte succesorale
- Testamente autentice
În aceste cazuri, legea cere autentificarea notarială, iar semnătura electronică calificată nu poate înlocui această procedură.
De ce aleg organizațiile semnarea electronică
Pentru documentele care nu necesită formă autentică, semnătura electronică calificată oferă multiple avantaje:
Platforme precum Simplifi permit gestionarea întregului proces într-un flux digital, de la încărcarea documentului până la semnarea și stocarea acestuia.
Majoritatea documentelor utilizate în activitatea de business pot fi semnate electronic, atâta timp cât legea nu impune formă autentică. Semnătura electronică calificată permite organizațiilor să execute documente rapid, sigur și complet conform cu regulamentul eIDAS, fără procese pe hârtie sau întâlniri fizice.