Ce semnătură aleg?
Depinde de importanța documentului și cerințele legale.
Echivalentă cu un click
Efectul juridic depinde de context și dovezi
Recunoscută în toată Uniunea Europeană
Pe scurt
- Acte cu formă autentică (vânzări de imobile, ipoteci, donații): doar la notar - semnătura electronică nu se aplică.
- Semnătura calificată (QES) are, prin lege, efectul semnăturii olografe - oricând, pentru orice document care nu cere formă autentică.
- Instituțiile publice (SPV/ANAF, ONRC, SEAP, REGES) acceptă practic doar QES pentru depunerile electronice.
- Contractele fără formă specială pot fi semnate cu orice nivel - diferă doar puterea probatorie.
1Cele trei niveluri
Un click, o bifă, un nume introdus într-un formular. Nu poate fi respinsă ca probă doar pentru că e electronică, dar nu are automat efectul unei semnături olografe.
Legată unic de semnatar, cu identificarea acestuia și detectarea oricărei modificări ulterioare a documentului. Pentru ca o semnătură avansată să fie valabilă ca atare, furnizorul trebuie să fie înscris în Registrul prestatorilor de servicii de încredere necalificat, ținut de ADR (Legea 214/2024, art. 21) - altfel, tehnic, nu ai garanția că serviciul respectă cerințele legale ale unei AES. Poate produce efectul juridic al semnăturii olografe, în cazurile limitativ prevăzute de Legea 214/2024, art. 4 alin. (5)-(8) (dacă semnătura este emisă de o instituție publică sau de un prestator de servicii electronice calificat, dacă documentul este recunoscut de partea căreia i se opune sau dacă părțile au agreat în mod expres conferirea efectelor juridice ale unei semnături olografe).
AES creată cu un dispozitiv calificat, pe baza unui certificat emis de un prestator calificat de servicii de încredere (QTSP) - precum Simplifi. Singurul nivel cu efect juridic garantat, fără condiții suplimentare: produce întotdeauna efectul semnăturii olografe. Poți verifica orice prestator calificat în Lista de încredere (Trusted List) publicată de ADR, sau la nivel european, în agregatorul oficial al Comisiei Europene (EUTL, TL Browser). Practic, o semnătură calificată validă apare cu bifă verde în Adobe Acrobat/Reader - sau poate fi verificată independent, cu instrumentul gratuit al Comisiei Europene, DSS (Digital Signature Services).
Cadrul legal: Regulamentul eIDAS (UE 910/2014, actualizat prin eIDAS 2.0) și Legea nr. 214/2024, care a înlocuit integral Legea nr. 455/2001.
2Regula de decizie
În cazul actelor pentru a căror încheiere valabilă legea impune formă autentică - vânzare de imobile, constituire de ipotecă, donații - prevederile Legii 214/2024 nu se aplică. Aceste acte juridice nu se pot încheia decât în formă autentică, în fața notarului public.
QES echivalează juridic cu semnătura olografă: tot ce poți semna cu pixul poți semna și electronic calificat. Autentificarea notarială este însă o procedură distinctă, dincolo de semnătură.
Dacă legea impune formă autentică pentru încheierea actului, discuția despre semnătură electronică nici nu se pune - mergi la notar, indiferent de nivel.
În toate celelalte cazuri, ai mereu o variantă cu valoare juridică identică: semnezi olograf sau semnezi calificat. Cele două sunt echivalente prin lege, oricând, pentru orice document.
Pentru unele documente, legea permite și semnătura avansată sau cea simplă - le găsești marcate în checklist-ul de mai jos. Asta nu înseamnă că au aceeași valoare juridică precum cele semnate cu o semnătură calificată - înseamnă doar că legea le recunoaște efectele.
Dincolo de ce impune legea explicit, decizia rămâne a ta: cât de important e documentul pentru tine și cât de mare e riscul ca cineva să-l conteste mai târziu.
3Checklist: niveluri de semnătură permise de lege, în funcție de document
permis de lege nepermisAsteriscurile trimit la notele de sub fiecare tabel.
3.1. Relații de muncă
| Document / situație | SES | AES | QES | Bază legală |
|---|---|---|---|---|
| Contract individual de muncă; modificare, suspendare, încetare | Codul muncii, art. 16 alin. (1¹) | |||
| Alte înscrisuri din relațiile de muncă (fișe de post, notificări) | Codul muncii, art. 16 alin. (1²) | |||
| Fișă de instruire individuală SSM (securitate și sănătate în muncă) | * | HG 1425/2006, art. 81 alin. (3¹), modificat prin HG 259/2022 | ||
| Fișă de instructaj PSI / situații de urgență (apărare împotriva incendiilor) | ** | Legea 214/2024, art. 4 alin. (3); poziție oficială IGSU |
* Condiționat de prevederile regulamentului intern / contractului colectiv de muncă.
** Legea nu exclude explicit semnătura simplă, dar autoritatea de control (IGSU) a confirmat oficial doar semnătura avansată sau calificată ca producând efect echivalent semnăturii olografe pentru aceste fișe. Recomandăm cel puțin semnătura avansată.
3.2. Registre oficiale și achiziții publice
| Document / situație | SES | AES | QES | Bază legală |
|---|---|---|---|---|
| Ofertă, DUAE și alte documente SEAP/SICAP | * | Legea 98/2016; HG 395/2016, art. 60 alin. (4); Legea 214/2024, art. 34 alin. (5) | ||
| Cerere de înregistrare la Registrul Comerțului | Legea 265/2022, art. 82 alin. (1) | |||
| Act constitutiv depus electronic la ONRC | Legea 265/2022, art. 82 alin. (2) | |||
| Înregistrare prin mijloace electronice la ONRC | Legea 265/2022, art. 83 |
* HG 395/2016 folosește încă termenul vechi, din legea 455/2001: "semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat". Legea 214/2024, art. 34 alin. (5) clarifică explicit echivalența: "extinsă" simplă înseamnă azi avansată, dar "extinsă bazată pe un certificat calificat" (formularea exactă folosită de HG 395/2016) înseamnă azi calificată. Deci, deși legea SEAP nu folosește cuvântul "calificată", cerința efectivă este pentru semnătură calificată.
3.3. Declarații și cereri către instituții publice
Aici tiparul e foarte constant: instituțiile publice nu acceptă, practic niciodată, altceva decât semnătura calificată pentru depunerile electronice proprii.
| Document / situație | SES | AES | QES | Bază legală |
|---|---|---|---|---|
| Acces/identificare în SPV - PJ, PFA, profesii liberale | Cod procedură fiscală, art. 80; OPANAF 1090/2022 | |||
| Declarații fiscale depuse electronic (D112, D300, D301 etc.) | OPANAF 2213/2025, Anexa 1, pct. 2 | |||
| Situații financiare anuale (bilanț), transmise prin portalul e-Guvernare | * | Legea contabilității 82/1991, art. 28 alin. (10) și (13); OUG 138/2024 | ||
| Registrul general de evidență a salariaților (REGES-ONLINE, ex-Revisal) | OMM 1107/2025, pct. 14-15 lit. (b) | |||
| Declarații privind obligațiile la Fondul pentru Mediu (AFM, serviciul eTAX) | Ordinul Ministerului Mediului nr. 572/2019 | |||
| Cerere unică de plată / cerere de plată APIA (subvenții agricole, IPA-Online) | Instrucțiunea de utilizare IPA-Online (APIA); cadru general Legea 214/2024 | |||
| Cereri de avize/autorizații de securitate la incendiu (ISU) | Legea 307/2006 republicată, art. 30³ alin. (1¹); OUG 140/2020, art. 3 lit. (b) |
* Semnătura calificată e cerută pentru transmiterea fișierului prin portal, aplicată de persoana care depune (de regulă contabilul sau împuternicitul). Documentul propriu-zis trebuie semnat, conform Legii contabilității, atât de reprezentantul legal cât și de cel care l-a întocmit - aceste două semnături pot fi și olografe, scanate în arhiva depusă. Dar în acest caz originalul semnat olograf trebuie să fie întotdeauna la îndemână dacă este solicitat (varianta scanată fiind considerată o copie).
3.4. Contracte comerciale și civile
În cazul în care legea nu impune o formă specială pentru valabilitatea sau opozabilitatea contractului, acesta poate fi semnat cu oricare dintre cele trei tipuri de semnături (diferențe existând, însă, în plan probator).
| Document / situație | SES | AES | QES | Bază legală |
|---|---|---|---|---|
| Contracte între profesioniști, fără formă specială | Legea 214/2024, art. 4 alin. (9)-(10) | |||
| Contracte civile fără formă specială | Codul civil, art. 1178-1179 |
Nu ai găsit documentul tău în listă sau lucrezi cu contracte de credit, cambii, bilete la ordin ori alte instrumente cu regim special? Pentru acestea, legea cere de regulă doar forma scrisă pe suport durabil, fără să impună un nivel de semnătură - nivelul folosit în practică depinde de instituție (de exemplu, băncile cer adesea semnătura calificată, deoarece contractele de credit sunt titluri executorii). Recomandăm consultarea unui specialist înainte de semnare.