POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE („GDPR"), operatorul de date cu caracter personal este persoana fizică sau juridică care, singură sau împreună cu alții, determină scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Operatorul datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate este Simpliworks SRL cu sediul social în Str. Gheorghe Țițeica nr. 142, Țițeica Office Building, et. 3, Sector 2, București, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J2022006777401, cod de identificare fiscală (CUI) 45938180, Telefon: +4 031 82 81 141, E-mail: easy@simplifi.ro („Simplifi" sau „Operatorul")

Simplifi tratează cu seriozitate confidențialitatea datelor cu caracter personal. Securitatea și confidențialitatea datelor dvs. cu caracter personal sunt foarte importante pentru noi. Prin urmare, luăm toate măsurile necesare și rezonabile pentru a asigura securitatea și confidențialitatea datelor dvs. cu caracter personal și pentru a le prelucra în conformitate cu GDPR și cu legislația europeană și națională aplicabilă.

Conform prezentei Politici de confidențialitate, „Date cu caracter personal" înseamnă orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată"); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un identificator, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai mulți factori specifici identității fizice, fiziologice, genetice, mentale, economice, culturale sau sociale ale respectivei persoane fizice.

Prezenta politică de confidențialitate explică cine suntem, cum colectăm datele cu caracter personal, cum partajăm și utilizăm datele cu caracter personal și cum vă puteți exercita drepturile privind protecția datelor cu caracter personal.

Vă recomandăm să citiți integral prezenta politică de confidențialitate pentru a vă asigura că sunteți pe deplin informat.

Prezenta politică de confidențialitate se aplică persoanelor fizice - clienți, clienți potențiali, subiecți ai site-urilor de internet Simplifi, persoane de contact, reprezentanți legali sau contractuali ai partenerilor contractuali/partenerilor contractuali potențiali, persoane juridice și alte persoane fizice desemnate de partenerii contractuali, persoane juridice sau ale căror date ne sunt transferate pentru prelucrare de către partenerii noștri contractuali.

Prezenta politică de confidențialitate se aplică tuturor serviciilor oferite de Simplifi. Unele servicii pot avea și alte condiții de prelucrare a datelor cu caracter personal care completează această politică, cum ar fi serviciile de încredere acoperite de eIDAS. Informații detaliate despre prelucrarea datelor efectuată de Simplifi pentru furnizarea acestor servicii pot fi găsite în documentul NOTIFICARE DE CONFIDENȚIALITATE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL, disponibil la www.simplifi.ro/policies.

Această politică de confidențialitate este actualizată periodic pentru a reflecta modul în care Simplifi prelucrează datele cu caracter personal și pentru a se conforma oricăror modificări legale; de fiecare dată când efectuăm o modificare, o vom publica pe site-ul nostru web www.simplifi.ro și poate fi accesată folosind acest link www.simplifi.ro/policies.

În funcție de produsul/serviciul pe care îl furnizăm sau de modul în care ați interacționat cu Simplifi, categoriile de date cu caracter personal pe care le prelucrăm pot include:

• Date de identificare: nume, prenume, număr unic de identificare (CNP), data și locul nașterii, cetățenia, seria și numărul actului de identitate, funcția și/sau calitatea deținută și organizația în care acestea sunt deținute, semnătura olografă sau electronică, informații privind identificarea dvs. unică prin mijloace video la distanță, inclusiv prelucrarea datelor biometrice cu consimțământul dvs. în scopul emiterii unui certificat digital calificat
• Date financiare: informații despre contul bancar și banca la care este deschis
• Detalii de contact și livrare: adresa de e-mail, numărul de telefon, adresa de domiciliu, adresa de livrare
• Date privind relația noastră cu persoana vizată: date privind emiterea, punerea la dispoziție, utilizarea și revocarea certificatelor digitale, informații legate de executarea contractului cu Simplifi, detalii privind corespondența, cererile, reclamațiile, revendicările pe care le faceți sau alte informații legate de interacțiunea dvs. cu noi
• Date privind utilizarea serviciilor: date de conectare, date privind contul persoanei vizate, adresa IP, date privind acțiunile dvs. pe platformele și site-ul web Simplifi sau ale partenerilor, date privind dispozitivul mobil utilizat, referințe – coduri criptate generate de aplicațiile utilizate, date colectate prin cookie-uri și tehnologii similare

Scopurile prelucrării datelor dvs. personale sunt:

• Pentru inițierea relației contractuale, negocierea, încheierea și executarea contractelor cu dvs. sau cu partenerii contractuali Simplifi, inclusiv furnizarea de servicii, livrarea produselor acoperite de contracte și plata acestora sau crearea unui cont al Subiectului pe aplicațiile sau site-urile web Simplifi în scopul contractării de servicii, furnizarea de servicii de asistență pentru utilizarea serviciilor sau produselor noastre sau participarea la webinarii organizate de Simplifi în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR;
• Pentru îndeplinirea obligațiilor legale ale Simplifi în contextul relației contractuale, în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) litera (c) din GDPR, cum ar fi: obligațiile de a întocmi și păstra documente financiare și contabile; păstrarea datelor cu caracter personal pe toată durata relațiilor contractuale și arhivarea documentelor; efectuarea de audituri; transmiterea de informații care reprezintă date cu caracter personal la cererea autorităților statale competente; asigurarea securității sistemelor și bazelor de date (inclusiv backup); alte obligații legale aplicabile în funcție de natura relației contractuale și/sau statutul partenerului contractual;
• Pentru urmărirea intereselor legitime ale Simplifi sau ale unei terțe părți în temeiul Articolului 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR, cum ar fi: pentru raportarea internă; pentru gestionarea contractelor sau a documentelor contabile justificative; pentru comunicarea cu reprezentanții partenerilor contractuali; pentru auditarea și verificarea proceselor interne; pentru trimiterea de comunicări comerciale legate de produse sau servicii similare celor achiziționate; pentru desfășurarea de activități menite să crească satisfacția clienților și, în acest scop, pentru derularea unor chestionare sau sondaje de satisfacție a clienților prin SMS sau e-mail sau alte canale sau platforme de comunicare, pentru efectuarea de studii interne de performanță și eficiență, studii de costuri, pentru stabilirea indicatorilor de performanță, studii privind alocarea resurselor pe piețele relevante; pentru prevenirea fraudei; pentru tratarea reclamațiilor sau plângerilor; și pentru apărarea drepturilor Simplifi, cum ar fi recuperarea creanțelor deținute de aceasta și formularea de apărări în cazul unui eventual litigiu;
• În scopuri de marketing și publicitate, inclusiv promovarea serviciilor noastre, pentru trimiterea de buletine informative, materiale promoționale, comunicări de marketing, oferte comerciale sau orice alte informații relevante despre produsele și serviciile Simplifi, în cazul în care v-ați dat consimțământul în acest sens, sau pentru înregistrarea apelurilor telefonice în vederea îmbunătățirii serviciilor noastre, în conformitate cu art. 6 (1) (a) din GDPR sau pe baza interesului legitim al operatorului, în conformitate cu Articolul 6(1)(f) din GDPR;
• Pentru gestionarea solicitărilor, petițiilor și/sau reclamațiilor persoanelor vizate, fie (i) în măsura necesară pentru executarea contractului dintre persoana vizată și operator (articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR), fie (ii) pentru a respecta o obligație legală la care este supus operatorul (articolul 6 alineatul (1) litera (c) din GDPR);
• În scopuri statistice, în conformitate cu Articolul 6 alineatul (1) litera (f) și Articolul 89 din GDPR (date prelucrate în formă criptată și anonimizată);
• Pentru a preveni și combate frauda și pentru a proteja integritatea serviciilor de încredere, pe baza interesului legitim al operatorului de a lua măsurile necesare și adecvate pentru a preveni și combate comportamentele potențial frauduloase, în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) litera (f), precum și pentru a respecta obligațiile legale de a lua măsuri adecvate împotriva comportamentelor frauduloase interne sau externe (și articolul 6 alineatul (1) litera (c) din GDPR);
• Pentru respectarea obligațiilor de reglementare impuse de eIDAS și legislația română în ceea ce privește verificarea identității, în contextul prelucrării informațiilor biometrice, în conformitate cu articolul 9 alineatul (2) litera (a) și articolul 9 alineatul (2) litera (g) din GDPR.
• Pentru orice alt scop legat de sau aferent scopurilor enumerate mai sus sau pentru orice alt scop pentru care ne-au fost furnizate datele cu caracter personal.

Simplifi poate obține acces la date:

• direct de la persoana vizată atunci când achiziționați și utilizați produsele și serviciile Simplifi sau când ne contactați prin diverse canale sau când solicitați oferte sau informații despre produsele și serviciile Simplifi sau când vizitați site-urile noastre web;
• de la furnizorul nostru terț de servicii de identificare la distanță (certificat ADR), după acceptul dvs. de a furniza astfel de date către această parte – datele sunt esențiale pentru emiterea și gestionarea certificatelor și sigiliilor electronice calificate;
• din alte surse: surse publice (de exemplu, site-uri de internet, baze de date publice, cum ar fi: baza de date a Registrului Comerțului, baza de date a Ministerului Finanțelor, Monitorul Oficial, site-urile de internet ale instanțelor judecătorești etc.) sau de la terți (parteneri contractuali ai Simplifi sau terți care se bazează pe serviciile de încredere furnizate de Simplifi), autorități publice (de exemplu, în cazul cererilor judecătorești sau al anchetelor judiciare);
• prin generarea de date din informațiile furnizate de dvs. (cum ar fi numărul serial al certificatului digital pentru semnătura electronică sau referințe etc.).

Prelucrarea datelor cu caracter personal menționate mai sus este necesară în scopurile specificate mai sus.

Datele personale sunt prelucrate cu ajutorul altor operatori de date personale cu care colaborăm (de exemplu, pentru a vă identifica în scopul emiterii și utilizării unui certificat digital calificat sau al creării și utilizării unui cont de Subiect pe platforma Simplifi), în conformitate cu Articolul 26 din GDPR.

De asemenea, Simplifi poate prelucra date personale prin intermediul unor procesatori care oferă garanții adecvate în conformitate cu articolul 28 din GDPR, cărora le externalizăm anumite activități.

Refuzul de a furniza date cu caracter personal, retragerea consimțământului sau solicitările de ștergere a datelor cu caracter personal pot face imposibilă furnizarea serviciilor sau produselor acoperite de Contract.

Cu toate acestea, astfel de solicitări vor fi evaluate și respectate în măsura posibilităților, cu excepția cazului în care prelucrarea respectivă este impusă de lege, este necesară pentru executarea unui contract sau este permisă în alt mod în temeiul GDPR.

Datele cu caracter personal pot fi supuse analizei utilizând instrumente automatizate, inclusiv sisteme de inteligență artificială (IA), în scopul furnizării de servicii de asistență și îmbunătățirii calității, funcționalității și securității serviciilor sau produselor noastre.

În cazul în care este fezabil și adecvat din punct de vedere tehnic, astfel de sisteme vor prelucra datele într-o formă anonimizată sau pseudonimizată și vor funcționa sub supraveghere umană pentru a asigura acuratețea, corectitudinea și conformitatea cu legile aplicabile.

Nu efectuăm procese decizionale exclusiv automatizate, inclusiv profilarea, care produc efecte juridice care vă privesc sau vă afectează în mod similar în mod semnificativ, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este permisă de lege și sunt implementate garanții adecvate în conformitate cu Articolul 22 din GDPR.

Datele dvs. cu caracter personal pot fi divulgate următoarelor categorii de destinatari:

• auditori externi ai Simplifi, pentru a ne îndeplini obligațiile de audit,
• organisme de supraveghere în conformitate cu legislația aplicabilă serviciului furnizat,
• autorități și instituții publice, în baza obligațiilor noastre legale în conformitate cu legislația aplicabilă,
• avocați care ne reprezintă în cazul unui litigiu sau pentru consultanță,
• executori judecătorești, pentru notificări contractuale sau executarea oricăror hotărâri judecătorești,
• firme de recuperare a creanțelor,
• parteneri contractuali ai Simplifi (cum ar fi companii de curierat, furnizori, subcontractanți, contabili, consultanți și experți tehnici etc.) pentru încheierea și executarea contractelor, furnizarea serviciilor sau desfășurarea anumitor activități precum evaluarea satisfacției clienților pentru îmbunătățirea serviciilor oferite, furnizarea de servicii call center sau asigurarea securității informațiilor,
• bănci, pentru ipotecarea creanțelor și/sau obținerea de instrumente de finanțare și/sau garanție,
• companii de asigurări pentru obținerea de instrumente de garanție și/sau polițe de asigurare,
• companii afiliate Simplifi care ne sprijină în serviciile pe care le furnizăm.

Având în vedere natura activităților desfășurate de Operator și serviciile furnizate clienților săi, Datele cu caracter personal ale Persoanelor vizate pot fi transferate în afara României.

Orice transfer de Date cu caracter personal se va efectua în principal către statele membre ale Uniunii Europene (UE) sau ale Spațiului Economic European (SEE) care asigură un nivel adecvat de protecție a datelor în conformitate cu legislația aplicabilă.

În cazurile în care transferul datelor cu caracter personal se efectuează către țări din afara UE/SEE, acest transfer se va efectua numai în condițiile prevăzute în GDPR, și anume:

• către țări care au fost recunoscute de Comisia Europeană ca asigurând un nivel adecvat de protecție a datelor;
• pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau a altor mecanisme de transfer conforme cu GDPR;
• în situații excepționale, cu informarea corespunzătoare a persoanei vizate și cu punerea în aplicare a măsurilor de protecție suplimentare, acolo unde este necesar.

Operatorul va lua toate măsurile necesare pentru a se asigura că orice transfer de date cu caracter personal se efectuează în condiții sigure și conforme, protejând drepturile și libertățile persoanelor vizate.

Informații despre țările terțe către care trimitem date cu caracter personal pot fi furnizate la cerere. Pentru mai multe informații, vă rugăm să ne contactați la: easy@simplifi.ro

Simplifi prelucrează date cu caracter personal, în general, pe întreaga perioadă de negociere și îndeplinire a relațiilor contractuale cu dvs. sau cu partenerii contractuali pe care îi reprezentați sau care ne-au furnizat date pentru prelucrare. La încetarea acestor relații, informațiile și datele cu caracter personal vor fi arhivate/stocate. Perioada de arhivare/stocare variază în funcție de tipul de serviciu pe care l-ați contractat sau de tipul de relație pe care o aveți cu Simplifi.

De asemenea, prelucrăm anumite categorii de date pentru perioada de timp prevăzută de lege sau de o autoritate publică, conform prevederilor legale sau, în cazul unui litigiu, până la soluționarea definitivă a litigiului.

Pentru prelucrarea bazată pe interesul legitim al Simplifi sau al unei terțe părți, prelucrăm datele în conformitate cu politicile noastre de păstrare.

De exemplu:

• pentru respectarea legislației financiare și fiscale, păstrăm datele timp de 5 sau 10 ani, după caz;
• pentru gestionarea recomandărilor, păstrăm datele pe durata termenului de prescripție legal, adică 3 ani;
• jurnalele sunt păstrate în conformitate cu analiza de risc timp de cel puțin 2 ani;
• detalii privind durata prelucrării datelor cu caracter personal în scopul furnizării de servicii de încredere sau de certificare pot fi găsite în Notificarea de informare aferentă acestor servicii;
• în cazul în care prelucrarea datelor se bazează pe consimțământul dvs., vom prelucra datele până când vă retrageți consimțământul pentru prelucrare.

După expirarea termenelor de arhivare/stocare pentru care există un motiv legal justificat, datele dvs. cu caracter personal vor fi, după caz, distruse/șterse în conformitate cu Legea 16/1996 privind Arhivele Naționale sau vor fi anonimizate ireversibil.

Drepturile dumneavoastră în temeiul Articolelor 13-22 din GDPR sunt:

Simplifi va informa destinatarii cărora le-a divulgat date cu caracter personal cu privire la orice ștergere, rectificare sau restricționare a prelucrării datelor cu caracter personal, cu excepția cazului în care acest lucru se dovedește imposibil sau implică eforturi disproporționate.

În același timp, vă informăm că aveți dreptul de a vă adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal - ANSPDCP pentru a apăra orice drepturi acordate de legislația aplicabilă în domeniul protecției datelor cu caracter personal.

Pentru a vă exercita drepturile prevăzute la Articolele 13-22 din GDPR, trebuie să trimiteți o cerere scrisă, datată și semnată, către Departamentul de protecție a datelor cu caracter personal al Simplifi:

E-mail: easy@simplifi.ro

Str. Gheorghe Titeica nr. 142, Titeica Office Building, et. 3, Sector 2, București

Pentru a asigura tratarea eficientă a cererilor, contextul în care datele cu caracter personal au fost furnizate operatorului și obiectul cererii trebuie descrise cât mai detaliat posibil.

Pentru a ne asigura că persoana care ne contactează este într-adevăr persoana vizată, ne rezervăm dreptul de a verifica identitatea solicitantului înainte de a emite orice tip de răspuns cu privire la datele cu caracter personal prelucrate.

Vom depune toate eforturile pentru a răspunde la orice solicitare făcută în conformitate cu prezenta Politică de confidențialitate în termen de o lună de la data primirii solicitării. Această perioadă poate fi prelungită cu încă două luni, dacă este necesar.

Operatorul nu va percepe nicio taxă pentru tratarea cererilor de exercitare a drepturilor persoanelor vizate în conformitate cu prezenta Secțiune, cu excepția cazului în care cererea de acces la informații este în mod evident nefondată, repetitivă sau excesivă.

Simplifi implementează, atât în calitate de operator de date cu caracter personal, cât și în calitate de furnizor de servicii de încredere, măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura integritatea și confidențialitatea datelor dvs. cu caracter personal, în conformitate cu Articolele 25 și 32 din GDPR și eIDAS.

Pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, modificării neautorizate, divulgării neautorizate sau distrugerii neautorizate, Simplifi aplică măsuri precum:

• Implementarea unor proceduri stricte de protecție a datelor, în conformitate cu legislația aplicabilă și standardele internaționale;
• Documentarea continuă și explicită a tuturor activităților de prelucrare a datelor cu caracter personal;
• Evaluarea periodică a riscurilor și a impactului asupra protecției datelor;
• Audituri externe periodice și teste de penetrare;
• Criptarea datelor în timpul transmiterii pentru a asigura confidențialitatea datelor;
• Revizuirea periodică a politicilor, standardelor și procedurilor de protecție a datelor, inclusiv a măsurilor de securitate;
• Restricționarea accesului la datele cu caracter personal numai la angajații și colaboratorii autorizați.

Simplifi a implementat un sistem de management al securității informațiilor care respectă cerințele ETSI EN 319 401, aplicabile furnizorilor de servicii de încredere.

Simplifi își rezervă dreptul de a actualiza sau modifica prezenta Politică de confidențialitate, după cum este necesar, și va notifica în mod corespunzător persoanele vizate cu privire la orice astfel de modificări. Vă recomandăm să reveniți periodic pe această pagină pentru a rămâne informat cu privire la modul în care sunt colectate și prelucrate datele cu caracter personal.