Termeni și condiții privind utilizarea Platformei Simplifi

1. Scopul și domeniul de aplicare

Prezentele Condiții privind utilizarea Platformei Simplifi („Prezentele Condiții”) reglementează accesul și utilizarea Platformei informatice Simplifi („Platforma”), operată de Simpliworks SRL, persoană juridică română, cu sediul în Str. Gheorghe Țiteica nr.142, et.3, sector 2, București, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2022006777401, cod unic de înregistrare 45938180 („Simpliworks” sau „Furnizorul”).

Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Platformei aparțin Simpliworks.

Prezentele Condiții se aplică tuturor Utilizatorilor Platformei, indiferent de tipul contului, modul de acces sau tipul Serviciilor utilizate.

2. Relația cu alte documente

Prezentele Condiții se completează cu documentele și Politicile Simplifi aplicabile („Politicile Simplifi”) disponibile la adresa www.simplifi.ro/policies, inclusiv, dar fără a se limita la:

• Termenii și Condițiile Generale pentru Serviciile de semnătură electronică calificată, sigiliu electronic calificat și marcare temporară electronică calificată
• Declarația privind practicile de certificare
• Declarația de transparență PKI
• Politica de certificare Simplifi
• Politica de confidențialitate
• Notificarea de procesare date cu caracter personal
• orice alte politici publicate de Simpliworks și regăsite la www.simplifi.ro/policies

În cazul unor neconcordanțe între Prezentele Condiții și Politicile Simplifi, vor prevala prevederile specifice Serviciilor relevante, în măsura permisă de legislația aplicabilă.

3. Definiții

„Platformă” – sistemul informatic operat de Simpliworks care permite Utilizatorilor să creeze și să administreze conturi, să gestioneze identități digitale, să încarce documente, să inițieze și să gestioneze fluxuri de semnare, să aplice semnături electronice sau sigilii electronice, să solicite și să utilizeze certificate digitale, să administreze Utilizatori și Organizații, precum și să acceseze funcționalitățile și Serviciile furnizate prin intermediul Platformei.

„Servicii” – funcționalitățile și Serviciile furnizate de Simpliworks prin intermediul Platformei, inclusiv, fără a se limita la, Servicii de semnătură electronică, emitere și utilizare de certificate digitale, gestionare a fluxurilor de semnare, integrare tehnică și alte Servicii digitale.

„Utilizator” – persoană care creează un cont în Platformă sau care accesează ori utilizează Serviciile furnizate prin intermediul Platformei, în nume propriu ori în numele unei organizații, indiferent dacă accesul se realizează direct, prin integrare tehnică (inclusiv API) sau în cadrul unui flux de semnare inițiat de un client al Simpliworks. În situația în care pentru Utilizator este emis un certificat calificat pentru semnătură electronică, acesta dobândește calitatea de Subiect.

„Cont” – profil electronic creat în Platformă, asociat unui Utilizator și utilizat pentru accesul la Serviciile Platformei Simplifi, care poate avea atribuite unul sau mai multe Roluri.

„Rol” – set de drepturi și permisiuni asociate unui Cont, care definește nivelul de acces și tipul de utilizare a Platformei (de exemplu: Rol personal, Rol angajat, Rol Administrator, Rol reprezentant al Organizației).

„Administrator” – Utilizator desemnat de o Organizație pentru administrarea conturilor de Utilizator, gestionarea Rolurilor, configurarea Serviciilor și administrarea Planurilor de abonament aferente Organizației.

„Organizație” – persoană juridică sau altă formă de organizare profesională care utilizează Serviciile Platformei Simplifi și în numele căreia sunt create conturi de Utilizator. În contextul Serviciilor de încredere, noțiunea de Organizație corespunde noțiunii de Abonat.

„Plan” – pachet de Servicii și resurse disponibile pentru utilizarea Platformei, în condițiile stabilite de Simpliworks.

„2FA” – mecanism de autentificare cu doi factori utilizat pentru accesul și utilizarea Platformei.

„API” – interfață programatică care permite integrarea Platformei cu sisteme informatice externe.

4. Crearea contului

Un cont poate fi creat prin înregistrare directă (Register/Sign Up) sau prin autentificare federată (de exemplu: Google, Microsoft sau alte Servicii de identitate digitală acceptate de Simpliworks).

În cazul înregistrării directe, procesul de creare și activare a contului include validarea adresei de email, configurarea mecanismului de autentificare cu doi factori (2FA), precum și parcurgerea procesului de validare a identității, în conformitate cu legislația aplicabilă și Politicile Simplifi.

Crearea și activarea contului sunt condiționate de configurarea 2FA, acceptarea termenilor și condițiilor aplicabile și a politicii de confidențialitate, precum și finalizarea cu succes a procesului de validare a identității, atunci când aceasta este necesară.

Simpliworks poate refuza crearea sau activarea contului în cazul în care, din motive obiective, identitatea persoanei nu poate fi verificată cu nivelul de asigurare prevăzut. Astfel de situații pot apărea, cu titlu exemplificativ, în cazul în care:

• datele sau documentele de identificare furnizate sunt eronate, invalide, expirate, incomplete sau inconsistente;
• informațiile furnizate nu pot fi validate prin verificările necesare;
• identitatea nu poate fi stabilită cu nivelul de încredere cerut;
• există neconcordanțe între datele furnizate și informațiile disponibile în registre oficiale;
• este utilizat un cod numeric personal (CNP) sau alt identificator personal nevalid.

5. Utilizarea contului și Rolurile asociate

După crearea contului, Utilizatorului îi este atribuit implicit un Rol personal, destinat utilizării individuale a Serviciilor Platformei. În cadrul Rolului personal, Utilizatorul poate, în limitele funcționalităților disponibile și ale Planului aplicabil:

• accesa și utiliza Serviciile furnizate prin Platformă;
• crea, încărca, administra și transmite documente spre semnare;
• iniția și gestiona fluxuri de semnare;
• solicita, după caz, emiterea unui certificat calificat pentru semnătură electronică;
• utiliza certificatul emis în conformitate cu legislația aplicabilă și cu Politicile Simplifi.

5.1. Continuitatea contului personal

Contul personal al Utilizatorului are, în principiu, o durată nedeterminată și rămâne activ pe termen nelimitat, în măsura în care Utilizatorul menține datele personale actualizate, nu solicită închiderea contului și acesta nu este suspendat în condițiile prezentelor Condiții.

5.2. Roluri organizaționale și administrarea organizațiilor

Utilizatorul poate crea o Organizație în Platformă (caz în care dobândește Rolul de Administrator) sau să se alăture unei Organizații existente, în calitate de angajat, Administrator, reprezentant sau Utilizator autorizat. Rolurile organizaționale sunt distincte de contul personal.

5.3. Emiterea certificatelor pentru organizații

Emiterea certificatului calificat pentru sigiliu electronic poate fi condiționată de verificarea identității persoanei desemnate, verificarea existenței Organizației, verificarea dreptului de reprezentare și îndeplinirea cerințelor legale, procedurale și tehnice aplicabile.

6. Planuri de abonament

Platforma poate fi utilizată pe baza unor Planuri de abonament, disponibile public pe site-ul www.simplifi.ro și actualizate periodic. Planurile sunt disponibile atât pentru Utilizatori persoane fizice, cât și pentru Organizații și pot include, după caz: un număr determinat de semnături electronice, un număr determinat de sigilii electronice sau Utilizatori autorizați, un volum estimat de tranzacții sau operațiuni, spațiu de stocare, acces la funcționalități suplimentare (inclusiv integrare prin API), alte resurse sau Servicii definite în oferta comercială.

Planurile pot fi gratuite (Free), plătite, sau dedicate integrărilor tehnice (inclusiv API subscriptions) și pot avea o durată lunară sau anuală.

7. Top-ups și resurse suplimentare

Pe lângă resursele incluse în Planul selectat, Utilizatorul sau Organizația poate achiziționa resurse suplimentare („Top-ups”). Top-ups sunt, de regulă, achiziționate în avans, utilizate până la epuizarea resurselor și nerambursabile, cu excepția cazurilor prevăzute de legislație.

8. Facturare și plată

Selectarea unui Plan implică obligația de plată a tarifelor aplicabile. Toate operațiunile financiare sunt procesate de instituții de plată autorizate (de exemplu, Stripe). În cazul Planurilor recurente, Utilizatorul agreează în mod expres debitarea automată a cardului introdus în Platformă, până la încetarea sau modificarea Planului.

Neplata sumelor datorate poate conduce la suspendarea temporară a accesului, limitarea utilizării Serviciilor sau încetarea Planului ori a contului.

9. Măsurarea utilizării Serviciilor

Utilizarea Serviciilor este măsurată prin sisteme informatice automate operate de Simpliworks. Evidențele tehnice constituie dovada principală a utilizării Serviciilor și pot fi utilizate pentru facturare, audit, soluționarea disputelor sau conformitate.

10. Politica de rambursare

Cu excepția cazurilor prevăzute expres de legislație, sumele plătite pentru planuri de abonament, top-ups, Servicii consumate și emiterea certificatelor digitale nu sunt rambursabile. Orice solicitare de rambursare trebuie transmisă în scris la easy@simplifi.ro.

11. Interfețe tehnice și integrare

Platforma poate furniza interfețe tehnice (API, SDK, webhooks) destinate integrării cu sisteme informatice externe, exclusiv în scopuri legitime și în conformitate cu documentația tehnică publicată de Simpliworks.

12. Accesul la API și cheile de autentificare

Accesul la API este condiționat de emiterea unor credențiale tehnice. Cheile API sunt personale și confidențiale și nu pot fi transferate sau divulgate fără acordul expres al Simpliworks. Clientul este responsabil pentru păstrarea confidențialității și pentru notificarea imediată a oricărui incident.

13. Limite tehnice și rate limiting

Utilizarea API poate fi supusă unor limite tehnice și operaționale. Simpliworks nu oferă SLA, procent de disponibilitate garantat sau timp maxim de remediere, cu excepția cazului în care acestea sunt stipulate expres în scris într-un contract individual.

14. Responsabilitatea pentru integrare

Clientul care utilizează API este responsabil pentru implementarea corectă a integrării, securitatea sistemelor proprii, testare, monitorizare și gestionarea indisponibilității API în propriile sisteme.

15. Modificarea API și compatibilitate

Simpliworks își rezervă dreptul de a modifica API și va depune eforturi rezonabile pentru notificarea Utilizatorilor afectați.

16. Monitorizarea utilizării API

Simpliworks poate monitoriza utilizarea API pentru scopuri de securitate, audit, prevenirea fraudei, conformitate regulatorie sau optimizare.

17.1. Responsabilități generale privind securitatea

Responsabilitatea privind securitatea utilizării Platformei revine părții contractante cu Simpliworks (Utilizator sau Organizație). Utilizatorul și/sau Organizația au obligația de a asigura securitatea conturilor, de a utiliza 2FA, de a proteja dispozitivele și de a preveni utilizarea conturilor de către persoane neautorizate.

17.2. Obligația notificării incidentelor de securitate

Utilizatorul și/sau Organizația au obligația de a notifica fără întârziere Simpliworks în cazul unui incident de securitate care poate afecta conturile, datele, integritatea sau disponibilitatea Serviciilor.

17.3. Măsuri de protecție și limitare a riscurilor

Simpliworks poate adopta, fără notificare prealabilă, măsuri precum suspendarea temporară a accesului, solicitarea reautentificării, resetarea credențialelor sau monitorizarea suplimentară a activității contului.

17.4. Răspunderea pentru nerespectarea obligațiilor de securitate

Simpliworks nu va fi răspunzător pentru prejudiciile rezultate din utilizarea neautorizată a conturilor cauzată de divulgarea credențialelor, utilizarea unor dispozitive nesecurizate sau nerespectarea măsurilor de securitate recomandate.

18. Documentele încărcate și utilizate în Platformă

Utilizatorul sau Organizația este responsabil(ă) în mod exclusiv pentru conținutul documentelor încărcate, generate, transmise sau procesate prin intermediul Platformei. Simpliworks acționează exclusiv ca furnizor de Servicii tehnice.

19. Stocarea și retenția datelor

Datele și documentele pot fi stocate temporar pentru furnizarea Serviciilor, păstrate pentru perioade determinate în scopuri de securitate, audit sau conformitate, ori șterse/anonimizate conform legislației aplicabile și politicilor interne.

20. Jurnale de activitate și evidențe tehnice

Utilizarea Platformei poate genera evidențe tehnice și jurnale de activitate. Acestea pot constitui dovezi privind utilizarea Serviciilor și pot fi puse la dispoziția autorităților competente, în condițiile legii.

21. Suspendarea Serviciilor

Simpliworks poate suspenda accesul la Servicii în situații precum: încălcarea Condițiilor, utilizare abuzivă, suspiciuni de fraudă, incidente de securitate, neplata sumelor datorate, depășirea limitelor tehnice, solicitarea autorităților sau necesitatea efectuării unor lucrări de mentenanță.

22. Încetarea utilizării

Utilizarea Serviciilor poate înceta la solicitarea Utilizatorului sau Organizației, la expirarea contractului, în cazul încălcării grave a Condițiilor, neplății, cerințelor legale sau încetării activității Platformei. Încetarea nu afectează drepturile și obligațiile acumulate anterior.

22.4. Păstrarea și accesul la date după încetare

După încetare, datele pot fi păstrate pentru perioadele prevăzute de lege, arhivate, anonimizate sau șterse la expirarea perioadelor legale de retenție.

23. Garanții și disponibilitatea Serviciilor

Platforma și Serviciile sunt furnizate „ca atare” și „astfel cum sunt disponibile”. În măsura permisă de lege, Simpliworks nu oferă alte garanții exprese sau implicite privind disponibilitatea continuă, timpii de răspuns, absența erorilor sau compatibilitatea cu sistemele clientului.

24. Limitarea răspunderii

În măsura permisă de lege, Simpliworks nu va fi răspunzător pentru prejudicii directe sau indirecte rezultate din utilizarea Platformei, cu excepția cazurilor în care prejudiciile sunt cauzate exclusiv de culpa gravă sau intenția Simpliworks. Răspunderea totală nu va depăși suma totală plătită de Utilizator sau Organizație în ultimele 12 luni calendaristice anterior producerii prejudiciului sau perioada de utilizare, dacă aceasta este mai scurtă.

25. Restricții privind exportul și utilizarea internațională

Utilizatorul și Organizația declară că nu vor utiliza Platforma cu încălcarea legislației aplicabile privind sancțiunile internaționale, embargourile sau controlul exporturilor.

26. Drepturi de proprietate intelectuală

Platforma Simplifi și toate elementele sale componente sunt proprietatea exclusivă a Simpliworks sau a licențiatorilor săi. Utilizatorul nu dobândește niciun drept asupra acestora prin utilizarea Platformei, cu excepția dreptului limitat, neexclusiv, netransferabil și revocabil de acces și utilizare a Serviciilor.

27. Modificarea prezentelor Condiții

Simpliworks își rezervă dreptul de a modifica prezentele Condiții. Orice modificare semnificativă va fi comunicată prin notificare în Platformă, email sau publicare pe site-ul oficial. Continuarea utilizării Platformei după intrarea în vigoare constituie acceptarea modificărilor.

28. Legea aplicabilă

Prezentele Condiții sunt guvernate de legislația din România.

29. Soluționarea disputelor

Orice dispută va fi soluționată pe cale amiabilă; în caz contrar, competența revine instanțelor judecătorești din România.

30. Separarea clauzelor

În cazul în care orice prevedere este nevalidă sau inaplicabilă, aceasta nu va afecta valabilitatea celorlalte prevederi.

31. Renunțarea la drepturi

Faptul că Simpliworks nu exercită un drept nu constituie o renunțare la acel drept. Orice renunțare trebuie să fie expresă și formulată în scris.

32. Cesionarea drepturilor și obligațiilor

Simpliworks poate cesiona drepturile și obligațiile către o societate afiliată sau succesor legal. Utilizatorul nu poate cesiona drepturi fără acordul scris al Simpliworks.

33. Supraviețuirea clauzelor

Anumite prevederi rămân aplicabile și după încetarea utilizării Serviciilor, inclusiv cele privind securitatea, confidențialitatea, retenția datelor, plata, limitarea răspunderii sau proprietatea intelectuală.

34. Acordul integral

Prezentele Condiții, împreună cu politicile la care fac referire, constituie acordul integral între Simpliworks și Utilizator privind utilizarea Platformei.

35. Versiunea aplicabilă

Prezentele Condiții sunt disponibile în limba română. În cazul publicării unor traduceri, versiunea în limba română prevalează în caz de discrepanțe.