Campanii Multi-Send
Trimite documente personalizate către sute de destinatari dintr-o singură acțiune
Campaniile Multi-Send îți permit să trimiți același document către mai mulți destinatari simultan, cu câmpuri personalizate pentru fiecare persoană. Pornește de la un template salvat, adaugă destinatarii și lansează campania — apoi urmărește fiecare semnătură dintr-un singur dashboard.
1. Ce sunt campaniile Multi-Send?
O campanie este un flux de semnare care trimite același document (de obicei bazat pe un template) către mai mulți destinatari simultan. Fiecare destinatar primește propria copie personalizată, cu câmpuri precompletate din lista ta de destinatari. Este ideal pentru:
- Pachete de onboarding pentru angajați
- NDA-uri și contracte cu colaboratori
- Confirmări de politici interne
- Reînnoiri de contracte cu furnizori
- Solicitări de semnare în masă
2. Pas cu pas: Lansarea unei campanii
Pasul 1: Alege un template
Pornește de la un template existent din biblioteca ta sau creează unul nou. Funcționează cel mai bine template-urile cu smart fields — aceste placeholder-e (precum {{name}}, {{company}} sau {{start_date}}) vor fi înlocuite automat pentru fiecare destinatar la trimiterea campaniei.
Pasul 2: Importă sau adaugă destinatarii
Poți adăuga destinatari în două moduri:
Import prin CSV
Încarcă un fișier CSV cu coloane pentru nume, email și orice valori de smart fields. Sistemul mapează coloanele automat.
Adăugare manuală
Introdu numele și emailul fiecărui destinatar direct.
Pasul 3: Personalizează cu smart fields
Mapează smart fields din template la datele destinatariilor. De exemplu, dacă template-ul tău are {{employee_name}} și CSV-ul are o coloană 'name', sistemul va completa fiecare document cu numele corect înainte de trimitere. Poți previzualiza cum va arăta copia oricărui destinatar.
Pasul 4: Revizuiește și lansează
Înainte de trimitere, revizuiește setările campaniei:
- Verifică lista de destinatari și maparea câmpurilor
- Previzualizează un document exemplu
Toate campaniile sunt semnate la nivel de Semnătură Electronică Calificată (QES). Odată ce totul arată corect, apasă Lansează Campania și fiecare destinatar va primi un email cu un link securizat de semnare.
Pasul 5: Urmărește și gestionează
După lansare, monitorizează campania din dashboard-ul de Campanii. Vezi progresul în timp real pentru fiecare destinatar:
Email trimis, așteaptă semnătura destinatarului
Document semnat cu succes
Destinatarul a ales să nu semneze
Poți exporta oricând un raport complet al semnăturilor și al audit trail-urilor.
3. Sfaturi și cele mai bune practici
Folosește template-uri cu smart fields
Economisește ore de lucru manual și elimină erorile de copiere atunci când personalizezi documente.
Validează lista de destinatari
Verifică de două ori adresele de email înainte de lansare. Email-urile care nu se livrează întârzie finalizarea campaniei.
QES pentru valoare legală completă
Toate campaniile multi-send sunt semnate la nivel de Semnătură Electronică Calificată, conferind fiecărui document semnat valoarea legală maximă conform eIDAS.
Exportă audit trail-urile
După finalizare, descarcă audit trail-ul complet pentru fiecare document pentru a păstra evidențe conforme.
Ai nevoie de asistență?
Dacă ai nevoie de ajutor la configurarea primei campanii, importarea destinatariilor sau configurarea smart fields, echipa noastră de suport te poate ajuta.