Crearea Șabloanelor
Construiește un template reutilizabil de la zero, astfel încât trimiterile viitoare să necesite doar datele destinatarului
Template-urile din bibliotecă sunt un excelent punct de pornire, dar documentele tale proprii au adesea clauze, branding sau structuri unice. Crearea unui template de la zero îți permite să construiești odată un document reutilizabil — cu smart fields, roluri de semnatari și zone de semnătură incluse — astfel încât fiecare trimitere ulterioară să dureze sub un minut.
1. Când să construiești de la zero
Pornește de la zero când ai nevoie de o structură de document care nu există în bibliotecă, sau când vrei control deplin asupra clauzelor, brandingului și poziționării câmpurilor. Cazuri de utilizare frecvente:
- Contracte personalizate cu clauze proprietare
- Documente branded cu antetul companiei tale
- Formulare recurente unde poziția câmpurilor nu se schimbă
- Documente cu ordine complexă de semnare multiplă
2. Pas cu pas
Pasul 1: Creează un template nou de la zero
Mergi la Template-uri și apasă Creează de la zero. Dă template-ului un nume clar și alege o categorie (Contracte, HR, Legal etc.) ca să poți găsi ulterior tu și echipa ta. Pornești cu o pagină de document goală.
Pasul 2: Construiește conținutul documentului
Scrie sau lipește textul documentului direct în editor. Formatează titluri, paragrafe și liste după cum e nevoie. Gândește-te la acesta ca la copia master — fiecare document generat din acest template va moșteni această structură exactă. Păstrează conținutul generic: folosește placeholder-e precum [Nume Companie] acolo unde datele se vor schimba.
Pasul 3: Adaugă smart fields
Smart fields sunt placeholder-e dinamice care se auto-completează cu date atunci când creezi un document din template. Apasă Inserează smart field și alege tipul necesar: text, dată, număr sau dropdown. Plasează-le acolo unde erau placeholder-ele (ex. înlocuiește [Nume Companie] cu un smart field Nume Companie). Etichetează fiecare câmp clar ca să fie evident ce date se introduc ulterior.
Pasul 4: Configurează rolurile de semnatari și zonele de semnătură
Definește cine va semna acest document. Adaugă roluri de semnatari — de exemplu Semnatar 1 (tu) și Semnatar 2 (clientul). Apoi trage câmpuri de semnătură, inițiale sau ștampile pe document pentru fiecare rol. Setează ordinea de semnare dacă semnăturile trebuie să aibă loc secvențial. Această configurare se salvează în template, deci nu trebuie să o reconfigurezi la fiecare document.
Pasul 5: Salvează și folosește template-ul
Salvează template-ul. Din Template-urile mele, apasă Folosește template. Platforma creează un document nou pe baza template-ului tău. Completează smart fields — de obicei datele destinatarului — și revizuiește documentul final. Adaugă emailul destinatarului, confirmă configurarea semnării și trimite. Destinatarul primește un link securizat de semnare și semnează la nivel QES.
3. Sfaturi și cele mai bune practici
Dă nume descriptive template-urilor
Folosește nume precum 'Contract servicii — Freelancer RO' în loc de 'Template 1'. Tu și echipa ta veți găsi mai ușor ulterior.
Pre-completează-ți propriile smart fields
Dacă ești mereu una dintre părțile semnatare, salvează-ți datele în valorile implicite ale template-ului, astfel încât doar câmpurile contrapărții să rămână goale.
Grupează smart fields-urile aferente
Plasează toate câmpurile legate de companie împreună și pe cele personale la fel. Facilitează completarea ulterioară și reduce erorile.
Testează înainte de a le oferi echipei
Creează un document de test din template, completează toate smart fields și parcurge întreg fluxul de semnare înainte de a-l partaja cu colegii.
Ai nevoie de asistență?
Dacă ai nevoie de ajutor la crearea primului template, la setarea smart fields sau la configurarea rolurilor de semnatari, echipa de suport te poate ajuta.