Intelligentes PDF mit Signaturfeld: mit Simplifi Sign signieren, nicht per Web-Upload
Einige Institutionen (AFIR, PNRR, ANAF) verteilen PDF-Formulare mit ausfüllbaren Feldern und einem im Dokument gezeichneten Signaturfeld. Diese werden lokal in Adobe Acrobat Reader signiert, mit Ihrem von Simplifi Sign bereitgestellten Simplifi-Zertifikat. Wenn Sie sie in einen Web-Signaturdienst hochladen, egal welchen Anbieters, wird das Formular unbrauchbar.
Warum der Web-Upload nicht funktioniert
Ein "intelligentes PDF" (AcroForm- oder XFA-Formular) enthält Datenfelder, die das Portal automatisch ausliest, und ein vordefiniertes Signaturfeld, in dem die Institution die Signatur erwartet. Die Prüfung des Portals kontrolliert die Signatur genau in diesem Feld und die Daten genau in diesen Feldern.
Web-Signaturabläufe (auch unserer unter app.simplifi.ro) nehmen das PDF, reduzieren es auf eine Ebene und fügen eine neue Signatur an einer von Ihnen gewählten Position hinzu. Das Ergebnis ist ein gültiges, qualifiziert signiertes Dokument, jedoch ohne die ursprünglichen Felder, sodass das Portal es ablehnt oder nicht lesen kann. Die FAQ von AFIR stellen ausdrücklich fest, dass webbasierte Fernsignaturdienste für ihre Formulare nicht funktionieren.
Die Lösung ist das lokale Signieren: Adobe Reader füllt das Signaturfeld des Formulars mit einem Zertifikat aus dem Zertifikatspeicher des Systems. Simplifi Sign stellt dort Ihr qualifiziertes Simplifi-Zertifikat bereit, genau wie ein USB-Token.
Schritte
- 01
Installieren Sie Simplifi Sign und melden Sie sich an
Windows 10/11 aus dem Microsoft Store oder macOS aus dem .pkg-Paket. Melden Sie sich mit Ihrem Simplifi-Konto an; Ihr Zertifikat erscheint im Zertifikatspeicher des Systems (unter Windows in certmgr.msc > Eigene Zertifikate).
- 02
Deaktivieren Sie den geschützten Modus in Adobe Reader (Windows)
Bearbeiten > Voreinstellungen > Sicherheit (erweitert) > Häkchen bei "Geschützten Modus beim Start aktivieren" entfernen, dann Adobe Reader neu starten. Ohne diesen Schritt kann Reader nicht auf das Zertifikat zugreifen.
- 03
Laden Sie das Originalformular herunter und füllen Sie es aus
Verwenden Sie die Datei genau so, wie die Institution sie veröffentlicht hat (keine Kopie, die durch ein anderes Programm gelaufen ist). Füllen Sie die Felder in Adobe Reader aus und speichern Sie.
- 04
Signieren Sie im Signaturfeld
Klicken Sie auf das Signaturfeld des Formulars. Wählen Sie das Simplifi-Zertifikat (Aussteller "Simplifi Qualified CA"), bestätigen Sie in Simplifi Sign und speichern Sie die signierte Datei. Hat das Formular mehrere Signaturfelder, wiederholen Sie den Vorgang für jedes.
- 05
Prüfen und hochladen
Im Bereich Unterschriften von Reader muss die Signatur als gültig angezeigt werden. Laden Sie die Datei ohne weitere Bearbeitung ins Portal hoch (nicht drucken, nicht neu scannen, nicht durch einen anderen Editor laufen lassen).
Video: Unterschreiben in Adobe Reader mit Simplifi Sign
Häufige Probleme
- Das Simplifi-Zertifikat erscheint nicht in der Liste von Adobe Reader
- Simplifi Sign läuft nicht oder der geschützte Modus ist aktiv. Starten Sie die App, melden Sie sich an, deaktivieren Sie den geschützten Modus und starten Sie Reader neu.
- Das Portal meldet, das Formular sei nicht signiert oder Daten fehlten
- Das Formular wurde auf eine Ebene reduziert (per Web signiert oder aus einem anderen Programm gespeichert). Beginnen Sie erneut mit dem Originalformular und signieren Sie lokal in Reader.
- Die Signatur wird in Reader als "gültig, aber Identität unbekannt" angezeigt
- Reader hat die EU-Vertrauensliste (EUTL) noch nicht heruntergeladen. Bearbeiten > Voreinstellungen > Vertrauensmanager > Jetzt aktualisieren für die EUTL. Die Gültigkeit für das Portal hängt nicht von dieser Anzeige ab.
Häufige Fragen
- Ist eine in Adobe Reader mit Simplifi Sign erstellte Signatur qualifiziert?
- Ja. Der private Schlüssel bleibt in der qualifizierten Einrichtung (QSCD) von Simplifi; Simplifi Sign vermittelt nur den Vorgang, und das Zertifikat ist qualifiziert. Die resultierende Signatur ist eine QES im PAdES-Format.
- Verbraucht das die kostenlosen Signaturen?
- Nein. Lokale Signaturen über Simplifi Sign werden nicht auf die 5 kostenlosen Web-Signaturen pro Jahr angerechnet.
- Funktioniert es unter macOS?
- Ja, Simplifi Sign gibt es als macOS-Version (Beta), und Adobe Reader für Mac verwendet die Zertifikate aus dem Schlüsselbund. Der Schritt zum geschützten Modus gilt nur für Windows.
- Kann ich das Formular mit einem anderen Programm als Adobe Reader signieren?
- Einige Portale prüfen nur Signaturen, die in Adobe erstellt wurden. Für maximale Kompatibilität empfehlen wir den kostenlosen Adobe Acrobat Reader.