In der Europäischen Union ist die Verwendung elektronischer Signaturen durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 – eIDAS geregelt.
Nach dieser Verordnung hat die qualifizierte elektronische Signatur (QES) die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Das bedeutet, dass die meisten Dokumente, die der Schriftform bedürfen, elektronisch unterschrieben werden können.
Welche Dokumente elektronisch unterschrieben werden können
In der Praxis kann die Mehrheit der im Geschäftsbetrieb verwendeten Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschrieben werden. Dazu gehören:
Handelsverträge
- Dienstleistungsverträge
- Lieferverträge
- Kooperationsvereinbarungen
- Partnerschaftsvereinbarungen
Unternehmensdokumente
- Interne Beschlüsse
- Gesellschaftervereinbarungen
- Interne Genehmigungsdokumente
- Mandate und Vollmachten
HR-Dokumente
- Arbeitsverträge
- Zusatzvereinbarungen
- Onboarding-Dokumente
- Interne Mitarbeitervereinbarungen
Finanz- und Verwaltungsdokumente
- Rechnungen
- Sitzungsprotokolle
- Erklärungen
- Handelsvereinbarungen
Verträge mit Lieferanten oder Partnern
Suchen Sie die detaillierte Analyse, Dokument für Dokument, mit der jeweiligen Rechtsgrundlage? Wir haben einen vollständigen Rechtsleitfaden veröffentlicht:
Elektronische Signaturen in Rumänien: RechtsleitfadenWelche Dokumente nicht elektronisch unterschrieben werden können
Es gibt jedoch Fälle, in denen das Gesetz die notarielle Form verlangt, was die Mitwirkung eines Notars erfordert. Die häufigsten Beispiele sind:
- Immobilienkaufverträge
- Schenkungen von Immobilien
- Bestimmte Nachlassdokumente
- Notarielle Testamente
In diesen Fällen verlangt das Gesetz eine notarielle Beurkundung, und eine qualifizierte elektronische Signatur kann dieses Verfahren nicht ersetzen.
Warum Organisationen elektronisch unterschreiben
Für Dokumente, die keine notarielle Form erfordern, bietet die qualifizierte elektronische Signatur zahlreiche Vorteile:
Plattformen wie Simplifi ermöglichen es, den gesamten Prozess in einem digitalen Workflow abzuwickeln, vom Hochladen des Dokuments bis zum Unterschreiben und Speichern.
Die meisten im Geschäftsbetrieb verwendeten Dokumente können elektronisch unterschrieben werden, solange das Gesetz keine notarielle Form verlangt. Die qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht Organisationen, Dokumente schnell, sicher und vollständig eIDAS-konform abzuschließen, ohne Papierprozesse oder persönliche Treffen.