Welche Signatur wähle ich?
Das hängt davon ab, wie wichtig das Dokument ist und was das Gesetz verlangt.
Entspricht einem Klick
Rechtswirkung hängt von Kontext und Nachweisen ab
In der gesamten Europäischen Union anerkannt
Kurz gesagt
- Urkunden, die die öffentliche Form erfordern (Immobilienverkäufe, Hypotheken, Schenkungen): nur beim Notar - elektronische Signaturen kommen nicht in Betracht.
- Die qualifizierte Signatur (QES) hat kraft Gesetzes die Wirkung einer handschriftlichen Unterschrift - jederzeit, für jedes Dokument, das keine öffentliche Form erfordert.
- Öffentliche Institutionen (Steuerportal, Handelsregister, öffentliche Vergabe, Mitarbeiterregister) akzeptieren für elektronische Einreichungen praktisch nur QES.
- Verträge ohne besondere Formvorschrift können auf jeder Stufe unterschrieben werden - nur der Beweiswert unterscheidet sich.
1Die drei Stufen
Ein Klick, ein Häkchen, ein in ein Formular getippter Name. Sie kann als Beweismittel nicht allein deshalb abgelehnt werden, weil sie elektronisch ist, hat aber nicht automatisch die Wirkung einer handschriftlichen Unterschrift.
Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, identifiziert ihn und macht jede nachträgliche Änderung des Dokuments erkennbar. Damit eine fortgeschrittene Signatur als solche gültig ist, muss der Anbieter im von ADR geführten Register der nicht qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter eingetragen sein (Legea 214/2024, Art. 21) - andernfalls haben Sie technisch keine Garantie, dass der Dienst die gesetzlichen Anforderungen an eine AES erfüllt. Sie hat die Rechtswirkung einer handschriftlichen Unterschrift in den abschließend in Legea 214/2024, Art. 4 (5)-(8) geregelten Fällen (wenn die Signatur von einer öffentlichen Institution oder einem qualifizierten Anbieter elektronischer Dienste ausgestellt wird, wenn das Dokument von der Partei anerkannt wird, der es entgegengehalten wird, oder wenn die Parteien ausdrücklich vereinbart haben, ihr die Rechtswirkungen einer handschriftlichen Unterschrift beizumessen).
Eine AES, die mit einem qualifizierten Gerät auf Basis eines Zertifikats erstellt wird, das ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) ausgestellt hat - wie Simplifi. Die einzige Stufe mit garantierter Rechtswirkung ohne weitere Bedingungen: Sie hat immer die Wirkung einer handschriftlichen Unterschrift. Jeden qualifizierten Anbieter können Sie in der von ADR veröffentlichten Vertrauensliste (Trusted List) prüfen oder auf europäischer Ebene im offiziellen Aggregator der Europäischen Kommission (EUTL, TL Browser). In der Praxis zeigt eine gültige qualifizierte Signatur in Adobe Acrobat/Reader ein grünes Häkchen - oder sie lässt sich unabhängig mit dem kostenlosen Tool der Europäischen Kommission, DSS (Digital Signature Services), prüfen.
Rechtsrahmen: die eIDAS-Verordnung (EU 910/2014, aktualisiert durch eIDAS 2.0) und die Legea nr. 214/2024, die die Legea nr. 455/2001 vollständig ersetzt hat.
2Die Entscheidungsregel
Für Rechtsgeschäfte, deren wirksamer Abschluss gesetzlich die öffentliche Form erfordert - Immobilienverkäufe, Hypothekenbestellungen, Schenkungen - gelten die Bestimmungen der Legea 214/2024 nicht. Solche Rechtsgeschäfte können nur in öffentlicher Form vor einem Notar abgeschlossen werden.
Eine QES ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt: Alles, was Sie mit dem Stift unterschreiben können, können Sie auch qualifiziert elektronisch unterschreiben. Die notarielle Beurkundung ist jedoch ein eigenes Verfahren, das über die Signatur hinausgeht.
Wenn das Gesetz die öffentliche Form verlangt, stellt sich die Frage nach einer elektronischen Signatur gar nicht - Sie gehen zum Notar, unabhängig von der Stufe.
In allen anderen Fällen haben Sie immer eine Option mit identischem Rechtswert: handschriftlich unterschreiben oder qualifiziert elektronisch unterschreiben. Beide sind kraft Gesetzes gleichwertig, jederzeit, für jedes Dokument.
Bei manchen Dokumenten lässt das Gesetz auch eine fortgeschrittene oder einfache Signatur zu - sie sind in der Checkliste unten markiert. Das bedeutet nicht, dass sie denselben Rechtswert wie eine qualifizierte Signatur haben - nur, dass das Gesetz ihre Wirkungen anerkennt.
Über das hinaus, was das Gesetz ausdrücklich verlangt, liegt die Entscheidung bei Ihnen: wie wichtig das Dokument für Sie ist und wie wahrscheinlich es ist, dass es später jemand anficht.
3Checkliste: gesetzlich zulässige Signaturstufen, nach Dokument
gesetzlich zulässig nicht zulässigSternchen verweisen auf die Anmerkungen unter jeder Tabelle.
3.1. Arbeitsverhältnisse
| Dokument / Situation | SES | AES | QES | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|---|
| Individueller Arbeitsvertrag; Änderung, Aussetzung, Beendigung | Arbeitsgesetzbuch, Art. 16 (1¹) | |||
| Sonstige Dokumente des Arbeitsverhältnisses (Stellenbeschreibungen, Mitteilungen) | Arbeitsgesetzbuch, Art. 16 (1²) | |||
| Individueller Unterweisungsnachweis Arbeitsschutz (Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit) | * | HG 1425/2006, Art. 81 (3¹), geändert durch HG 259/2022 | ||
| Unterweisungsnachweis Brandschutz / Notfälle | ** | Legea 214/2024, Art. 4 (3); offizielle Position des IGSU |
* Vorbehaltlich der Betriebsordnung / des Tarifvertrags.
** Das Gesetz schließt die einfache Signatur nicht ausdrücklich aus, aber die Aufsichtsbehörde (IGSU) hat für diese Nachweise offiziell nur die fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur als der handschriftlichen Unterschrift gleichwertig bestätigt. Wir empfehlen mindestens eine fortgeschrittene Signatur.
3.2. Amtliche Register und öffentliche Vergabe
| Dokument / Situation | SES | AES | QES | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|---|
| Angebot, EEE und sonstige SEAP/SICAP-Dokumente | * | Legea 98/2016; HG 395/2016, Art. 60 (4); Legea 214/2024, Art. 34 (5) | ||
| Antrag auf Eintragung ins Handelsregister | Legea 265/2022, Art. 82 (1) | |||
| Elektronisch beim ONRC eingereichter Gesellschaftsvertrag | Legea 265/2022, Art. 82 (2) | |||
| Elektronische Einreichung beim ONRC | Legea 265/2022, Art. 83 |
* Die HG 395/2016 verwendet noch den alten Begriff aus der Legea 455/2001: "fortgeschrittene elektronische Signatur auf Basis eines qualifizierten Zertifikats". Die Legea 214/2024, Art. 34 (5) stellt die Gleichwertigkeit ausdrücklich klar: "fortgeschritten" allein bedeutet heute fortgeschritten, aber "fortgeschritten auf Basis eines qualifizierten Zertifikats" (die genaue Formulierung der HG 395/2016) bedeutet heute qualifiziert. Obwohl das SEAP-Gesetz das Wort "qualifiziert" also nicht verwendet, ist faktisch eine qualifizierte Signatur erforderlich.
3.3. Erklärungen und Anträge bei öffentlichen Institutionen
Hier ist das Muster sehr einheitlich: Öffentliche Institutionen akzeptieren für ihre eigenen elektronischen Einreichungen fast nie etwas anderes als eine qualifizierte Signatur.
| Dokument / Situation | SES | AES | QES | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|---|
| Zugang/Identifizierung im SPV - Unternehmen, Einzelunternehmer, freie Berufe | Steuerverfahrensordnung, Art. 80; OPANAF 1090/2022 | |||
| Elektronisch eingereichte Steuererklärungen (D112, D300, D301 usw.) | OPANAF 2213/2025, Anhang 1, Punkt 2 | |||
| Über das Portal e-Guvernare eingereichte Jahresabschlüsse | * | Rechnungslegungsgesetz 82/1991, Art. 28 (10) und (13); OUG 138/2024 | ||
| Allgemeines Mitarbeiterregister (REGES-ONLINE, vormals Revisal) | OMM 1107/2025, Punkte 14-15 Buchst. (b) | |||
| Erklärungen zum Umweltfonds (AFM, Dienst eTAX) | Erlass des Umweltministeriums Nr. 572/2019 | |||
| APIA-Sammelantrag auf Zahlung (Agrarsubventionen, IPA-Online) | Nutzungsanleitung IPA-Online (APIA); allgemeiner Rahmen Legea 214/2024 | |||
| Anträge auf Brandschutzgutachten/-genehmigungen (ISU) | Legea 307/2006 neu bekannt gemacht, Art. 30³ (1¹); OUG 140/2020, Art. 3 Buchst. (b) |
* Die qualifizierte Signatur ist für die Übermittlung der Datei über das Portal erforderlich und wird von der einreichenden Person angebracht (in der Regel der Buchhalter oder der Bevollmächtigte). Nach dem Rechnungslegungsgesetz muss das Dokument selbst sowohl vom gesetzlichen Vertreter als auch vom Ersteller unterschrieben werden - diese beiden Unterschriften können auch handschriftlich sein und in das eingereichte Archiv eingescannt werden. In diesem Fall muss das handschriftlich unterschriebene Original jedoch auf Anfrage stets vorgelegt werden können (die gescannte Fassung gilt als Kopie).
3.4. Handels- und Zivilverträge
Verlangt das Gesetz für die Wirksamkeit oder Durchsetzbarkeit des Vertrags keine besondere Form, kann er mit jeder der drei Signaturarten unterschrieben werden (der Beweiswert unterscheidet sich jedoch).
| Dokument / Situation | SES | AES | QES | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|---|
| B2B-Verträge ohne besondere Formvorschrift | Legea 214/2024, Art. 4 (9)-(10) | |||
| Zivilverträge ohne besondere Formvorschrift | Zivilgesetzbuch, Art. 1178-1179 |
Sie finden Ihr Dokument nicht in der Liste oder arbeiten mit Kreditverträgen, Wechseln, Eigenwechseln oder anderen Instrumenten mit Sonderregelung? Für diese verlangt das Gesetz in der Regel nur die Schriftform auf einem dauerhaften Datenträger, ohne eine Signaturstufe vorzugeben - die in der Praxis verwendete Stufe hängt von der Institution ab (Banken etwa verlangen oft eine qualifizierte Signatur, weil Kreditverträge vollstreckbare Titel sind). Wir empfehlen, vor der Unterzeichnung einen Fachexperten zu konsultieren.