Nell'Unione Europea, l'uso delle firme elettroniche è disciplinato dal Regolamento (UE) n. 910/2014 – eIDAS.
In base a questo regolamento, la firma elettronica qualificata (QES) ha lo stesso valore legale di una firma autografa. Ciò significa che la maggior parte dei documenti che richiedono la forma scritta può essere firmata elettronicamente.
Quali documenti possono essere firmati elettronicamente
In pratica, la maggior parte dei documenti utilizzati nell'attività aziendale può essere firmata con una firma elettronica qualificata. Tra questi:
Contratti commerciali
- Contratti di servizi
- Contratti di fornitura
- Accordi di collaborazione
- Accordi di partnership
Documenti societari
- Delibere interne
- Patti parasociali
- Documenti di approvazione interna
- Mandati e procure
Documenti HR
- Contratti di lavoro
- Atti aggiuntivi
- Documenti di onboarding
- Accordi interni con i dipendenti
Documenti finanziari e amministrativi
- Fatture
- Verbali di riunione
- Dichiarazioni
- Accordi commerciali
Contratti con fornitori o partner
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Firme elettroniche in Romania: guida legaleQuali documenti non possono essere firmati elettronicamente
Esistono tuttavia situazioni in cui la legge richiede la forma autentica, che prevede l'intervento di un notaio. Gli esempi più frequenti includono:
- Contratti di compravendita immobiliare
- Donazioni di beni immobili
- Alcuni atti successori
- Testamenti pubblici
In questi casi la legge richiede l'autenticazione notarile e la firma elettronica qualificata non può sostituire questa procedura.
Perché le organizzazioni scelgono la firma elettronica
Per i documenti che non richiedono la forma autentica, la firma elettronica qualificata offre molteplici vantaggi:
Piattaforme come Simplifi permettono di gestire l'intero processo in un flusso di lavoro digitale, dal caricamento del documento fino alla firma e all'archiviazione.
La maggior parte dei documenti utilizzati nell'attività aziendale può essere firmata elettronicamente, purché la legge non richieda la forma autentica. La firma elettronica qualificata permette alle organizzazioni di concludere i documenti in modo rapido, sicuro e pienamente conforme al Regolamento eIDAS, senza processi cartacei o incontri di persona.