Quale firma scelgo?
Dipende dall'importanza del documento e da cosa richiede la legge.
Equivale a un clic
L'effetto giuridico dipende dal contesto e dalle prove
Riconosciuta in tutta l'Unione Europea
In breve
- Atti che richiedono la forma autentica (vendite immobiliari, ipoteche, donazioni): solo dal notaio - la firma elettronica non si applica.
- La firma qualificata (QES) ha, per legge, l'effetto di una firma autografa - sempre, per qualsiasi documento che non richieda la forma autentica.
- Le istituzioni pubbliche (portale fiscale, registro delle imprese, appalti pubblici, registro dei dipendenti) accettano praticamente solo la QES per i depositi elettronici.
- I contratti senza requisiti di forma speciale possono essere firmati con qualsiasi livello - cambia solo il valore probatorio.
1I tre livelli
Un clic, una casella spuntata, un nome digitato in un modulo. Non può essere respinta come prova solo perché è elettronica, ma non ha automaticamente l'effetto di una firma autografa.
Collegata in modo univoco al firmatario, lo identifica e rileva qualsiasi modifica successiva del documento. Perché una firma avanzata sia valida come tale, il prestatore deve essere iscritto nel registro dei prestatori di servizi fiduciari non qualificati tenuto da ADR (Legea 214/2024, art. 21) - altrimenti, tecnicamente, non hai la garanzia che il servizio rispetti i requisiti legali di una AES. Produce l'effetto giuridico di una firma autografa nei casi tassativi previsti dalla Legea 214/2024, art. 4 (5)-(8) (se la firma è emessa da un'istituzione pubblica o da un prestatore qualificato di servizi elettronici, se il documento è riconosciuto dalla parte contro cui viene fatto valere, o se le parti hanno espressamente concordato di attribuirle gli effetti giuridici di una firma autografa).
Una AES creata con un dispositivo qualificato, sulla base di un certificato emesso da un prestatore di servizi fiduciari qualificato (QTSP) - come Simplifi. L'unico livello con effetto giuridico garantito, senza ulteriori condizioni: produce sempre l'effetto di una firma autografa. Puoi verificare qualsiasi prestatore qualificato nella lista di fiducia (Trusted List) pubblicata da ADR oppure, a livello europeo, nell'aggregatore ufficiale della Commissione Europea (EUTL, TL Browser). In pratica, una firma qualificata valida mostra una spunta verde in Adobe Acrobat/Reader - oppure può essere verificata in modo indipendente con lo strumento gratuito della Commissione Europea, DSS (Digital Signature Services).
Quadro normativo: il Regolamento eIDAS (UE 910/2014, aggiornato da eIDAS 2.0) e la Legea nr. 214/2024, che ha sostituito integralmente la Legea nr. 455/2001.
2La regola di decisione
Per gli atti la cui valida conclusione richiede per legge la forma autentica - vendite immobiliari, costituzione di ipoteca, donazioni - le disposizioni della Legea 214/2024 non si applicano. Tali atti giuridici possono essere conclusi solo in forma autentica, davanti a un notaio.
La QES è giuridicamente equivalente alla firma autografa: tutto ciò che puoi firmare con la penna puoi firmarlo anche con una firma qualificata. L'autenticazione notarile, però, è una procedura distinta che va oltre la firma in sé.
Se la legge richiede la forma autentica, la questione della firma elettronica non si pone nemmeno - vai dal notaio, a prescindere dal livello.
In tutti gli altri casi hai sempre un'opzione con identico valore giuridico: firmi a mano o firmi con firma qualificata. Le due sono equivalenti per legge, sempre, per qualsiasi documento.
Per alcuni documenti la legge consente anche la firma avanzata o semplice - li trovi segnalati nella checklist qui sotto. Ciò non significa che abbiano lo stesso valore giuridico di una firma qualificata - significa solo che la legge ne riconosce gli effetti.
Al di là di ciò che la legge impone esplicitamente, la decisione è tua: quanto è importante il documento per te e quanto è probabile che qualcuno lo contesti in seguito.
3Checklist: livelli di firma consentiti dalla legge, per documento
consentito dalla legge non consentitoGli asterischi rimandano alle note sotto ogni tabella.
3.1. Rapporti di lavoro
| Documento / situazione | SES | AES | QES | Base giuridica |
|---|---|---|---|---|
| Contratto individuale di lavoro; modifica, sospensione, cessazione | Codice del lavoro, art. 16 (1¹) | |||
| Altri documenti del rapporto di lavoro (mansionari, notifiche) | Codice del lavoro, art. 16 (1²) | |||
| Scheda di formazione individuale SSL (salute e sicurezza sul lavoro) | * | HG 1425/2006, art. 81 (3¹), modificata da HG 259/2022 | ||
| Scheda di formazione antincendio / emergenze | ** | Legea 214/2024, art. 4 (3); posizione ufficiale IGSU |
* Subordinato alle disposizioni del regolamento interno / del contratto collettivo di lavoro.
** La legge non esclude esplicitamente la firma semplice, ma l'autorità di controllo (IGSU) ha confermato ufficialmente solo la firma avanzata o qualificata come produttiva di un effetto equivalente alla firma autografa per queste schede. Consigliamo almeno la firma avanzata.
3.2. Registri ufficiali e appalti pubblici
| Documento / situazione | SES | AES | QES | Base giuridica |
|---|---|---|---|---|
| Offerta, DGUE e altri documenti SEAP/SICAP | * | Legea 98/2016; HG 395/2016, art. 60 (4); Legea 214/2024, art. 34 (5) | ||
| Domanda di iscrizione al Registro delle imprese | Legea 265/2022, art. 82 (1) | |||
| Atto costitutivo depositato elettronicamente presso l'ONRC | Legea 265/2022, art. 82 (2) | |||
| Deposito elettronico presso l'ONRC | Legea 265/2022, art. 83 |
* La HG 395/2016 usa ancora il vecchio termine della Legea 455/2001: "firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato". La Legea 214/2024, art. 34 (5) chiarisce esplicitamente l'equivalenza: "avanzata" da sola significa oggi avanzata, ma "avanzata basata su un certificato qualificato" (la formulazione esatta usata dalla HG 395/2016) significa oggi qualificata. Quindi, anche se la normativa SEAP non usa la parola "qualificata", il requisito effettivo è una firma qualificata.
3.3. Dichiarazioni e domande alle istituzioni pubbliche
Qui lo schema è molto costante: le istituzioni pubbliche non accettano praticamente mai altro che la firma qualificata per i propri depositi elettronici.
| Documento / situazione | SES | AES | QES | Base giuridica |
|---|---|---|---|---|
| Accesso/identificazione nello SPV - società, ditte individuali, liberi professionisti | Codice di procedura fiscale, art. 80; OPANAF 1090/2022 | |||
| Dichiarazioni fiscali presentate elettronicamente (D112, D300, D301 ecc.) | OPANAF 2213/2025, Allegato 1, punto 2 | |||
| Bilanci annuali presentati tramite il portale e-Guvernare | * | Legge sulla contabilità 82/1991, art. 28 (10) e (13); OUG 138/2024 | ||
| Registro generale dei dipendenti (REGES-ONLINE, ex Revisal) | OMM 1107/2025, punti 14-15 lett. (b) | |||
| Dichiarazioni per il Fondo per l'Ambiente (AFM, servizio eTAX) | Ordine del Ministero dell'Ambiente n. 572/2019 | |||
| Domanda unica di pagamento APIA (sussidi agricoli, IPA-Online) | Istruzioni d'uso IPA-Online (APIA); quadro generale Legea 214/2024 | |||
| Richieste di pareri/autorizzazioni di sicurezza antincendio (ISU) | Legea 307/2006 ripubblicata, art. 30³ (1¹); OUG 140/2020, art. 3 lett. (b) |
* La firma qualificata è richiesta per la trasmissione del file tramite il portale, apposta dalla persona che effettua il deposito (di norma il commercialista o il rappresentante autorizzato). In base alla legge sulla contabilità, il documento in sé deve essere firmato sia dal rappresentante legale sia da chi lo ha redatto - queste due firme possono essere anche autografe, scansionate nell'archivio depositato. In tal caso, però, l'originale firmato a mano deve essere sempre disponibile se richiesto (la versione scansionata è considerata una copia).
3.4. Contratti commerciali e civili
Quando la legge non impone una forma speciale per la validità o l'opponibilità del contratto, questo può essere firmato con uno qualsiasi dei tre tipi di firma (pur con differenze sul piano probatorio).
| Documento / situazione | SES | AES | QES | Base giuridica |
|---|---|---|---|---|
| Contratti tra professionisti, senza forma speciale | Legea 214/2024, art. 4 (9)-(10) | |||
| Contratti civili senza forma speciale | Codice civile, art. 1178-1179 |
Non trovi il tuo documento nell'elenco, oppure lavori con contratti di credito, cambiali, pagherò o altri strumenti a regime speciale? Per questi la legge richiede in genere solo la forma scritta su supporto durevole, senza prescrivere un livello di firma - il livello usato in pratica dipende dall'istituzione (le banche, ad esempio, richiedono spesso la firma qualificata perché i contratti di credito sono titoli esecutivi). Ti consigliamo di consultare uno specialista prima di firmare.