Multi-Send-Kampagnen
Senden Sie personalisierte Dokumente in einem Durchgang an Hunderte von Empfängern
Mit Multi-Send-Kampagnen senden Sie dasselbe Dokument auf einmal an viele Empfänger – mit personalisierten Feldern für jede Person. Starten Sie mit einer gespeicherten Vorlage, fügen Sie Ihre Empfänger hinzu und starten Sie die Kampagne – anschließend verfolgen Sie jede Signatur in einem zentralen Dashboard.
1. Was sind Multi-Send-Kampagnen?
Eine Kampagne ist ein Signaturablauf, der dasselbe Dokument (meist auf Basis einer Vorlage) gleichzeitig an mehrere Empfänger sendet. Jeder Empfänger erhält seine eigene personalisierte Kopie mit Feldern, die aus Ihrer Empfängerliste vorausgefüllt sind. Ideal für:
- Onboarding-Pakete für Mitarbeiter
- NDAs und Auftragnehmerverträge
- Richtlinienbestätigungen
- Lieferantenverlängerungen
- Massenanfragen für Vertragsunterschriften
2. Schritt für Schritt: Eine Kampagne starten
Schritt 1: Eine Vorlage wählen
Starten Sie mit einer vorhandenen Vorlage aus Ihrer Bibliothek oder erstellen Sie eine neue. Vorlagen mit intelligenten Feldern eignen sich am besten – diese Platzhalter (wie {{name}}, {{company}} oder {{start_date}}) werden beim Versand der Kampagne für jeden Empfänger automatisch ersetzt.
Schritt 2: Empfänger importieren oder hinzufügen
Sie können Empfänger auf zwei Arten hinzufügen:
Per CSV importieren
Laden Sie eine CSV-Datei mit Spalten für Name, E-Mail und beliebige Werte intelligenter Felder hoch. Das System ordnet die Spalten automatisch zu.
Manuell hinzufügen
Geben Sie Name und E-Mail jedes Empfängers direkt ein.
Schritt 3: Mit intelligenten Feldern personalisieren
Ordnen Sie die intelligenten Felder Ihrer Vorlage den Empfängerdaten zu. Hat Ihre Vorlage zum Beispiel {{employee_name}} und Ihre CSV eine Spalte 'name', füllt das System jedes Dokument vor dem Versand mit dem richtigen Namen. Sie können in der Vorschau sehen, wie die Kopie eines beliebigen Empfängers aussehen wird.
Schritt 4: Prüfen und starten
Prüfen Sie vor dem Versand Ihre Kampagneneinstellungen:
- Empfängerliste und Feldzuordnungen prüfen
- Ein Beispieldokument in der Vorschau ansehen
Alle Kampagnen werden auf dem Niveau der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterschrieben. Sobald alles stimmt, klicken Sie auf Kampagne starten, und jeder Empfänger erhält eine E-Mail mit einem sicheren Signaturlink.
Schritt 5: Verfolgen & verwalten
Nach dem Start überwachen Sie Ihre Kampagne im Kampagnen-Dashboard. Sie sehen den Fortschritt für jeden Empfänger in Echtzeit:
E-Mail gesendet, Signatur des Empfängers ausstehend
Dokument erfolgreich unterschrieben
Der Empfänger hat sich gegen das Unterschreiben entschieden
Sie können jederzeit einen vollständigen Bericht über Signaturen und Audit-Trails exportieren.
3. Tipps & Best Practices
Vorlagen mit intelligenten Feldern verwenden
Das spart Stunden manueller Arbeit und beseitigt Copy-and-paste-Fehler beim Personalisieren von Dokumenten.
Empfängerliste validieren
Prüfen Sie die E-Mail-Adressen vor dem Start doppelt. Nicht zustellbare E-Mails verzögern den Abschluss der Kampagne.
QES für volle Rechtswirkung
Alle Multi-Send-Kampagnen werden auf dem Niveau der qualifizierten elektronischen Signatur unterschrieben, sodass jedes unterschriebene Dokument den höchsten Rechtswert nach eIDAS hat.
Audit-Trails exportieren
Laden Sie nach Abschluss den vollständigen Audit-Trail jedes Dokuments herunter, um konforme Nachweise aufzubewahren.
Brauchen Sie Unterstützung?
Wenn Sie Hilfe beim Einrichten Ihrer ersten Kampagne, beim Importieren von Empfängern oder beim Konfigurieren intelligenter Felder benötigen, hilft Ihnen unser Support-Team gern weiter.