Mit einer Bibliotheksvorlage ein Dokument versenden
Importieren Sie eine fertige Vorlage, passen Sie sie an Ihre Daten an und senden Sie sie zur Unterschrift
Die Vorlagenbibliothek bietet Ihnen vorgefertigte Dokumente (Verträge, NDAs, Vereinbarungen) als Ausgangspunkt. Importieren Sie eine Vorlage in Meine Vorlagen, ersetzen Sie die intelligenten Felder durch Ihre eigenen Daten, feilen Sie bei Bedarf am Inhalt und erstellen Sie daraus ein Dokument, das Sie mit wenigen Klicks zur Unterschrift senden können.
1. Warum mit einer Bibliotheksvorlage starten?
Bibliotheksvorlagen sind professionell formuliert und bereits mit intelligenten Feldern strukturiert. Sie ersparen Ihnen das Schreiben eines Dokuments von Grund auf und stellen sicher, dass Parteien, Daten und zentrale Klauseln an der richtigen Stelle stehen. Typische Anwendungsfälle:
- Standard-Dienstleistungs- oder Kooperationsverträge
- NDAs und Vertraulichkeitsklauseln
- Arbeits- oder Auftragnehmerverträge
- Wiederkehrende Dokumente, bei denen nur die Gegenpartei wechselt
2. Schritt für Schritt
Schritt 1: Eine Vorlage aus der Bibliothek wählen
Öffnen Sie Vorlagen und wechseln Sie zum Tab Bibliothek. Durchsuchen Sie die verfügbaren Vorlagen und öffnen Sie die gewünschte, um den Inhalt in der Vorschau zu sehen. Passt sie zu Ihrem Fall, fügen Sie sie zu Meine Vorlagen hinzu, damit Sie sie bearbeiten können.
Schritt 2: Intelligente Felder durch Ihre Daten ersetzen
Öffnen Sie die Vorlage aus Meine Vorlagen. In der Regel sind Sie eine der Parteien – füllen Sie also Ihre eigenen intelligenten Felder (Name, Unternehmen, Adresse, USt-IdNr. usw.) direkt in der Vorlage aus. So ist bei jedem später erzeugten Dokument Ihre Seite bereits vorausgefüllt und Sie müssen nur noch die Daten der Gegenpartei eintragen.
Schritt 3: Weitere Anpassungen vornehmen
Passen Sie Formulierungen an, ergänzen Sie Klauseln, entfernen Sie nicht benötigte Abschnitte oder justieren Sie die Signaturfelder. Speichern Sie die Vorlage, sobald Sie zufrieden sind – diese Änderungen gelten für jedes künftige Dokument, das daraus erstellt wird.
Schritt 4: Ein Dokument aus der Vorlage erstellen
Klicken Sie in Meine Vorlagen auf Vorlage verwenden. Die Plattform erstellt ein neues Dokument auf Basis Ihrer bearbeiteten Vorlage. Füllen Sie die verbleibenden intelligenten Felder aus – in der Regel die Daten des Empfängers – und prüfen Sie das fertige Dokument vor dem Versand.
Schritt 5: Empfänger hinzufügen und senden
Fügen Sie Name und E-Mail des Empfängers hinzu, bestätigen Sie die Signatureinstellungen und senden Sie das Dokument. Der Empfänger erhält per E-Mail einen sicheren Signaturlink und unterschreibt auf QES-Niveau. Den Status verfolgen Sie unter Dokumente → Wartet auf andere.
3. Tipps & Best Practices
Eigene Daten einmal in der Vorlage ausfüllen
Wenn Sie immer eine der unterzeichnenden Parteien sind, füllen Sie Ihre intelligenten Felder direkt in der Vorlage vorab aus – tippen Sie sie nie pro Dokument neu ein.
Vorlagen fokussiert halten
Speichern Sie eine Vorlage pro Anwendungsfall (z. B. 'NDA — Kurzform', 'Dienstleistungsvertrag — RO'). Das ist schneller, als eine einzige komplexe Vorlage zu pflegen.
Vorschau vor dem Versand
Prüfen Sie das erzeugte Dokument immer mit ausgefüllten Empfängerdaten. Nicht zugeordnete intelligente Felder fallen sofort auf.
Für jede Gegenpartei wiederverwenden
Ist die Vorlage einmal eingerichtet, dauert der Versand eines neuen Dokuments unter einer Minute – nur die Daten der Gegenpartei ändern sich.
Brauchen Sie Unterstützung?
Wenn Sie Hilfe beim Importieren einer Bibliotheksvorlage, beim Bearbeiten intelligenter Felder oder beim Versand Ihres ersten Dokuments benötigen, hilft Ihnen unser Support-Team gern weiter.