Vorlagen erstellen
Erstellen Sie eine wiederverwendbare Vorlage von Grund auf, damit künftige Sendungen nur noch Empfängerdaten benötigen
Bibliotheksvorlagen sind ein guter Ausgangspunkt, doch Ihre eigenen Dokumente haben oft besondere Klauseln, ein eigenes Branding oder eigene Strukturen. Wenn Sie eine Vorlage von Grund auf erstellen, bauen Sie ein wiederverwendbares Dokument nur einmal – mit integrierten intelligenten Feldern, Unterzeichnerrollen und Signaturplatzhaltern –, sodass jeder künftige Versand unter einer Minute dauert.
1. Wann von Grund auf erstellen
Starten Sie von Grund auf, wenn Sie eine Dokumentstruktur benötigen, die es in der Bibliothek nicht gibt, oder wenn Sie volle Kontrolle über Klauseln, Branding und Feldplatzierung wünschen. Typische Anwendungsfälle:
- Individuelle Verträge mit eigenen Klauseln
- Dokumente mit dem Briefkopf Ihres Unternehmens
- Wiederkehrende Formulare, bei denen sich die Feldpositionen nie ändern
- Dokumente mit komplexer Signaturreihenfolge mehrerer Parteien
2. Schritt für Schritt
Schritt 1: Eine neue leere Vorlage anlegen
Gehen Sie zu Vorlagen und klicken Sie auf Von Grund auf erstellen. Geben Sie der Vorlage einen klaren Namen und wählen Sie eine Kategorie (Verträge, HR, Recht usw.), damit Sie und Ihr Team sie später wiederfinden. Sie beginnen mit einer leeren Dokumentseite.
Schritt 2: Den Dokumentinhalt aufbauen
Tippen oder fügen Sie Ihren Dokumenttext direkt in den Editor ein. Formatieren Sie Überschriften, Absätze und Listen nach Bedarf. Betrachten Sie dies als Ihre Masterkopie – jedes aus dieser Vorlage erzeugte Dokument übernimmt genau diese Struktur. Halten Sie den Inhalt allgemein: Verwenden Sie Platzhalter wie [Firmenname] dort, wo sich die Daten ändern.
Schritt 3: Intelligente Felder hinzufügen
Intelligente Felder sind dynamische Platzhalter, die beim Erstellen eines Dokuments aus der Vorlage automatisch mit Daten gefüllt werden. Klicken Sie auf Intelligentes Feld einfügen und wählen Sie den benötigten Typ: Text, Datum, Zahl oder Auswahlliste. Platzieren Sie sie dort, wo Ihre Platzhalter standen (ersetzen Sie z. B. [Firmenname] durch ein intelligentes Feld Firmenname). Beschriften Sie jedes Feld eindeutig, damit später klar ist, welche Daten dort hingehören.
Schritt 4: Unterzeichnerrollen und Signaturplatzhalter konfigurieren
Legen Sie fest, wer dieses Dokument unterschreibt. Fügen Sie Unterzeichnerrollen hinzu – zum Beispiel Unterzeichner 1 (Sie) und Unterzeichner 2 (der Kunde). Ziehen Sie dann für jede Rolle Signaturfelder, Initialen oder Stempelfelder auf das Dokument. Legen Sie die Signaturreihenfolge fest, wenn nacheinander unterschrieben werden muss. Diese Einstellungen werden in der Vorlage gespeichert, sodass Sie sie nie pro Dokument neu konfigurieren müssen.
Schritt 5: Vorlage speichern und verwenden
Speichern Sie die Vorlage. Klicken Sie in Meine Vorlagen auf Vorlage verwenden. Die Plattform erstellt ein neues Dokument auf Basis Ihrer Vorlage. Füllen Sie die intelligenten Felder aus – in der Regel die Daten des Empfängers – und prüfen Sie das fertige Dokument. Fügen Sie die E-Mail des Empfängers hinzu, bestätigen Sie die Signatureinstellungen und senden Sie es ab. Der Empfänger erhält einen sicheren Signaturlink und unterschreibt auf QES-Niveau.
3. Tipps & Best Practices
Vorlagen aussagekräftig benennen
Verwenden Sie Namen wie 'Dienstleistungsvertrag — Freelancer RO' statt 'Vorlage 1'. Ihr zukünftiges Ich (und Ihr Team) wird es Ihnen danken.
Eigene intelligente Felder vorausfüllen
Wenn Sie immer eine der unterzeichnenden Parteien sind, speichern Sie Ihre eigenen Daten in den Standardwerten der Vorlage, sodass nur die Felder der Gegenpartei leer bleiben.
Zusammengehörige intelligente Felder gruppieren
Platzieren Sie alle unternehmensbezogenen Felder zusammen und alle persönlichen Felder zusammen. Das macht das spätere Ausfüllen schneller und weniger fehleranfällig.
Vor der Teamfreigabe testen
Erstellen Sie ein Testdokument aus der Vorlage, füllen Sie alle intelligenten Felder aus und durchlaufen Sie den kompletten Signaturablauf selbst, bevor Sie sie mit Kollegen teilen.
Brauchen Sie Unterstützung?
Wenn Sie Hilfe beim Erstellen Ihrer ersten Vorlage, beim Einrichten intelligenter Felder oder beim Konfigurieren von Unterzeichnerrollen benötigen, hilft Ihnen unser Support-Team gern weiter.