Campagne Multi-Send
Invia documenti personalizzati a centinaia di destinatari in una sola volta
Le campagne Multi-Send ti permettono di inviare lo stesso documento a molti destinatari contemporaneamente, con campi personalizzati per ogni persona. Parti da un modello salvato, aggiungi i destinatari e lancia la campagna, poi monitora ogni firma da un'unica dashboard.
1. Cosa sono le campagne Multi-Send?
Una campagna è un flusso di firma che invia lo stesso documento (di solito basato su un modello) a più destinatari contemporaneamente. Ogni destinatario riceve la propria copia personalizzata, con i campi precompilati dalla tua lista di destinatari. È ideale per:
- Pacchetti di onboarding per dipendenti
- NDA e contratti con collaboratori
- Prese visione di policy
- Rinnovi con fornitori
- Richieste di firma di contratti in blocco
2. Passo dopo passo: lancia una campagna
Passo 1: Scegli un modello
Parti da un modello esistente nella tua libreria o creane uno nuovo. I modelli con campi intelligenti funzionano meglio: questi segnaposto (come {{name}}, {{company}} o {{start_date}}) verranno sostituiti automaticamente per ogni destinatario all'invio della campagna.
Passo 2: Importa o aggiungi i destinatari
Puoi aggiungere i destinatari in due modi:
Importa da CSV
Carica un file CSV con colonne per nome, email e i valori dei campi intelligenti. Il sistema mappa le colonne automaticamente.
Aggiungi manualmente
Digita direttamente nome ed email di ogni destinatario.
Passo 3: Personalizza con i campi intelligenti
Mappa i campi intelligenti del tuo modello ai dati dei destinatari. Ad esempio, se il tuo modello ha {{employee_name}} e il tuo CSV ha una colonna 'name', il sistema compilerà ogni documento con il nome corretto prima dell'invio. Puoi vedere in anteprima come apparirà la copia di qualsiasi destinatario.
Passo 4: Rivedi e lancia
Prima dell'invio, rivedi le impostazioni della campagna:
- Verifica la lista dei destinatari e le mappature dei campi
- Visualizza in anteprima un documento di esempio
Tutte le campagne sono firmate a livello di firma elettronica qualificata (QES). Quando tutto è corretto, clicca su Lancia campagna e ogni destinatario riceverà un'email con un link di firma sicuro.
Passo 5: Monitora e gestisci
Dopo il lancio, monitora la campagna dalla dashboard Campagne. Vedrai l'avanzamento in tempo reale per ogni destinatario:
Email inviata, in attesa della firma del destinatario
Documento firmato con successo
Il destinatario ha scelto di non firmare
Puoi esportare in qualsiasi momento un report completo delle firme e degli audit trail.
3. Consigli e buone pratiche
Usa modelli con campi intelligenti
Risparmi ore di lavoro manuale ed elimini gli errori di copia-incolla nella personalizzazione dei documenti.
Convalida la lista dei destinatari
Ricontrolla gli indirizzi email prima del lancio. Le email non recapitabili ritardano il completamento della campagna.
QES per il pieno valore legale
Tutte le campagne multi-send sono firmate a livello di firma elettronica qualificata, conferendo a ogni documento firmato il massimo valore legale ai sensi di eIDAS.
Esporta gli audit trail
Al termine, scarica l'audit trail completo di ogni documento per conservare registrazioni conformi.
Hai bisogno di assistenza?
Se hai bisogno di aiuto per configurare la tua prima campagna, importare i destinatari o impostare i campi intelligenti, il nostro team di supporto è a tua disposizione.