Creare modelli
Costruisci un modello riutilizzabile da zero, così gli invii futuri richiederanno solo i dati del destinatario
I modelli della libreria sono un ottimo punto di partenza, ma i tuoi documenti hanno spesso clausole, branding o strutture uniche. Creare un modello da zero ti permette di costruire una sola volta un documento riutilizzabile, con campi intelligenti, ruoli dei firmatari e segnaposto per le firme già integrati, così ogni invio futuro richiede meno di un minuto.
1. Quando costruire da zero
Parti da zero quando ti serve una struttura di documento che non esiste nella libreria o quando vuoi il pieno controllo su clausole, branding e posizionamento dei campi. Casi d'uso comuni:
- Contratti personalizzati con clausole proprietarie
- Documenti con la carta intestata della tua azienda
- Moduli ricorrenti in cui la posizione dei campi non cambia mai
- Documenti con un ordine di firma complesso tra più parti
2. Passo dopo passo
Passo 1: Crea un nuovo modello vuoto
Vai su Modelli e clicca su Crea da zero. Dai al modello un nome chiaro e scegli una categoria (Contratti, HR, Legale ecc.) così tu e il tuo team potrete ritrovarlo in seguito. Parti da una pagina di documento vuota.
Passo 2: Costruisci il contenuto del documento
Scrivi o incolla il testo del documento direttamente nell'editor. Formatta titoli, paragrafi ed elenchi secondo necessità. Consideralo la tua copia master: ogni documento generato da questo modello erediterà esattamente questa struttura. Mantieni il contenuto generico: usa segnaposto come [Nome Azienda] dove i dati cambieranno.
Passo 3: Aggiungi i campi intelligenti
I campi intelligenti sono segnaposto dinamici che si compilano automaticamente con i dati quando crei un documento dal modello. Clicca su Inserisci campo intelligente e scegli il tipo che ti serve: testo, data, numero o menu a tendina. Posizionali dove c'erano i tuoi segnaposto (es. sostituisci [Nome Azienda] con un campo intelligente Nome Azienda). Etichetta chiaramente ogni campo in modo che sia ovvio quali dati inserire in seguito.
Passo 4: Configura i ruoli dei firmatari e i segnaposto per le firme
Definisci chi firmerà questo documento. Aggiungi i ruoli dei firmatari, ad esempio Firmatario 1 (tu) e Firmatario 2 (il cliente). Poi trascina sul documento i campi firma, le sigle o i campi timbro per ciascun ruolo. Imposta l'ordine di firma se le firme devono avvenire in sequenza. Questa configurazione viene salvata nel modello, così non dovrai mai riconfigurarla per ogni documento.
Passo 5: Salva e usa il modello
Salva il modello. Da I miei modelli, clicca su Usa modello. La piattaforma crea un nuovo documento basato sul tuo modello. Compila i campi intelligenti, in genere i dati del destinatario, e rivedi il documento finale. Aggiungi l'email del destinatario, conferma la configurazione della firma e invia. Il destinatario riceve un link di firma sicuro e firma a livello QES.
3. Consigli e buone pratiche
Dai nomi descrittivi ai modelli
Usa nomi come 'Contratto di servizi — Freelancer RO' invece di 'Modello 1'. Il te del futuro (e il tuo team) ti ringrazierà.
Precompila i tuoi campi intelligenti
Se sei sempre una delle parti firmatarie, salva i tuoi dati nei valori predefiniti del modello, così restano vuoti solo i campi della controparte.
Raggruppa i campi intelligenti correlati
Metti insieme tutti i campi relativi all'azienda e tutti quelli personali. Rende la compilazione successiva più rapida e meno soggetta a errori.
Testa prima di distribuirlo al team
Crea un documento di prova dal modello, compila tutti i campi intelligenti e percorri tu stesso l'intero flusso di firma prima di condividerlo con i colleghi.
Hai bisogno di assistenza?
Se hai bisogno di aiuto per creare il tuo primo modello, impostare i campi intelligenti o configurare i ruoli dei firmatari, il nostro team di supporto è a tua disposizione.